O que exatamente é o SharePoint?

Fonte: Microsoft

Descrever o SharePoint em um breve resumo é difícil devido à grande quantidade de recursos que ele hospeda. Em essência, o SharePoint é uma plataforma online que oferece gerenciamento de conteúdo empresarial, gerenciamento de documentos e pode ser usado como uma intranet. Tipicamente, o SharePoint é usado como uma plataforma de groupware, pois permite a colaboração em grupo em documentos, compartilhamento e hospedagem de arquivos, acesso a conteúdo e aplicativos empresariais e muito mais.

A plataforma está disponível em formato de servidor, com o SharePoint 2016 sendo a versão mais recente, ou em formato online, seja em uma versão baseada em nuvem ou empacotada com o Microsoft Office 365. Apesar disso, o SharePoint 2013 parece ser a edição mais usada, com o antigo SharePoint 2010 vindo em segundo lugar. O SharePoint é tão ‘relevante’ que atualmente existem mais de 160 milhões de usuários. Embora, como todos os grandes produtos, o SharePoint também tenha sua parcela de falhas.

Falhas do SharePoint

Percebeu como “relevante” foi escrito entre aspas? Isso ocorre porque, embora o SharePoint seja certamente relevante no mundo atual das plataformas online, ele não é muito popular entre os usuários. 58% dos entrevistados nesta Pesquisa de Mercado da AIMM afirmam que a adoção do usuário no SharePoint continua sendo um problema devido a treinamento deficiente ou inadequado e falta de suporte da gerência. Devido aos extensos recursos de suporte do SharePoint, há uma curva de aprendizado acentuada para entender e utilizar o produto corretamente. Sem o treinamento adequado, o SharePoint permanece subutilizado e um mau retorno sobre o investimento. De fato, a mesma pesquisa citou que 40% das organizações estudadas dizem que sua implementação do SharePoint foi malsucedida devido a treinamento deficiente do usuário (67%) e dificuldade de uso (65%).

Devido à má implementação e adoção, as empresas estão lutando para usar o SharePoint em seu benefício máximo. Como mencionado anteriormente, muitas empresas estão usando versões desatualizadas do SharePoint e um sólido 29% nem sequer sabem o que o SharePoint 2016 oferece. Além disso, muitas empresas também implementam o SharePoint como uma plataforma separada, sem integração com outros repositórios ou aplicativos. Novamente, como as empresas não se mantêm atualizadas sobre o SharePoint, elas estão minimizando seu investimento. O vice-presidente e analista-chefe da AIMM, Bob Larrivee, disse: “Se as pessoas não sabem o que ele [SharePoint] oferece, podem demorar a adotá-lo. Além disso, as implementações do SharePoint têm sofrido paralisações, atrasos e até interrupções em projetos devido à relutância e resistência do usuário.” Mas nem toda esperança está perdida para os usuários, pois as empresas agora estão procurando implementar o SharePoint melhor com assistência externa.

Implementação com Ferramentas de Treinamento Online (Ferramentas de Treinamento Baseadas na Web)

O número de empresas que utilizam o SharePoint aumenta ligeiramente a cada ano e uma parte selecionada o utiliza como seu único sistema ECM ou DM. A pesquisa da AIMM mostra que 32% dos entrevistados indicaram que planejavam aumentar os gastos com produtos adicionais de terceiros para o SharePoint. Produtos adicionais do SharePoint, como ferramentas de treinamento online, podem ajudar as empresas a entender melhor a plataforma e maximizar seu ROI. Essas ferramentas, também conhecidas como “software de walkthrough digital”, podem substituir os métodos de treinamento tradicionais ou trabalhar em conjunto com eles, fornecendo orientação personalizada em páginas da web na forma de walkthroughs passo a passo.

Alguns Exemplos de Recursos Fornecidos:

• Com a orientação de uma Voz Humana Real, os usuários são facilmente integrados por meio de walkthroughs audiovisuais que guiam interativamente os usuários e podem se dirigir a eles pessoalmente.
• A Orientação Visual é um recurso poderoso que ajuda a explicar e guiar usuários ou funcionários por um funil complexo com dicas visuais e efeitos CSS.
• A Orientação Passo a Passo não apenas guia o usuário dizendo o que fazer em seguida, mas também espera até que o usuário conclua essa tarefa específica para continuar para a próxima etapa.
• O Widget de Menu de Pesquisa concede aos usuários a capacidade de navegar por diferentes walkthroughs e selecionar o walkthrough que desejam iniciar. O menu de pesquisa pode ser dividido em subseções para uma grande quantidade de walkthroughs.
• O Painel de Relatórios e Análises mostra análises agregadas para cada sessão de treinamento individual e rastreia taxas de conversão, número de conversões, taxa de rejeição, tempo na página, CTR, taxa de conclusão e muito mais.

Essas soluções podem trazer muitos benefícios aos usuários do SharePoint, pois, por exemplo, as empresas podem criar diferentes walkthroughs para guiar os usuários a aprender novos recursos. As principais diferenças nas várias ferramentas de treinamento estão nos recursos que elas fornecem, como adicionar uma voz humana real junto com anotações. Essas ferramentas não apenas incentivam o autoatendimento e melhoram o engajamento do usuário, mas também reduzem os custos associados aos métodos de onboarding tradicionais, se substituídos. Esta próxima geração de ferramentas de treinamento online pode ser facilmente integrada ao SharePoint para dar aos usuários acesso a uma infinidade de walkthroughs guiados sob demanda para ensinar e reter o software adequadamente.

Um exemplo dos recursos inovadores de treinamento online da Toonimo funcionando no SharePoint:

Conclusão

A plataforma colaborativa completa da Microsoft oferece mais recursos do que se pode contar. Embora isso tenha suas vantagens óbvias, mais recursos também exigem mais adoção e treinamento para serem utilizados adequadamente. O próprio treinamento e certificação da Microsoft são conhecidos por serem insatisfatórios, o que leva à confusão com o SharePoint. Além disso, outros recursos externos podem ser caros e ineficazes. O “software de walkthrough digital” pode ajudar a reduzir custos e aumentar a compreensão do usuário, fornecendo walkthroughs guiados sob demanda que ajudam a ensinar o software sem a necessidade de qualquer assistência externa.

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