Como Simplificar a Implementação do Workday

Workday oferece uma solução robusta em gestão de capital humano, aplicações de gestão financeira ETC. A solução da Workday poderia potencialmente capacitar a gestão de RH e financeira em empresas em crescimento. Sendo uma das primeiras empresas SaaS, a Workday é conhecida pelo seu sólido plano de integração de implementação. De vasta experiência, sabe-se o quão importante é ter um plano de implementação impecável para maximizar os investimentos e tirar o máximo proveito da plataforma. O seguinte post irá elaborar sobre o que evitar e a que os gestores de produto devem prestar atenção.

Trabalhando Juntos

Um grande problema que muitas empresas enfrentam constantemente ao integrar o Workday é que não utilizam totalmente o software. O Workday pode interagir com muitas áreas funcionais dentro das empresas que não são aproveitadas. Na maioria dos casos, existem problemas organizacionais dentro da empresa. Muitos membros da equipa não estão totalmente educados, por isso não compreendem totalmente as funcionalidades do Workday a um nível mais profundo.
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Uma dica para futuros clientes Workday: para conseguir uma implementação perfeita, cada membro da equipa deve ter um papel atribuído. Estabeleça desde o início a quantidade de horas exigidas de cada membro da equipa, incluindo cursos de formação, compromisso extra e longas horas.

Isso permitirá que os membros da equipa trabalhem de forma mais eficiente e evitem atrasos nos prazos. Trabalhar em conjunto é a chave para criar uma implementação bem-sucedida. Além disso, a Workday tem uma política que obriga os clientes a comprar créditos de formação como parte dos processos de implementação, use-os com sabedoria, reserve tempo livre para os membros da equipa usarem os créditos de formação e obterem uma melhor compreensão da plataforma.

Documentar Processos Complicados

Muitas empresas tendem a esquecer as complicações do processo de implementação, o Workday é bastante difícil de compreender. Não levam em conta o excesso de informação nem dedicam tempo a documentar os passos necessários para configurar o Workday, por isso, quando os membros da equipa se perdem, não têm nada para os guiar.

Quando os gestores de produto criam a implementação para a plataforma, é importante documentar processos complicados, para que esta informação esteja disponível para todos. Não importa se a mudança é grande ou pequena; registe-a com uma lista de razões. Por exemplo, se o gestor de produto mudar de cargo ou sair da empresa, com ferramentas interativas de integração, o substituto pode aprender a operar a plataforma muito rapidamente com todo o processo localizado online na “barra de conhecimento de suporte”. Dados críticos externos ao widget devem ser documentados, o que pode ajudar a dar à empresa uma melhor compreensão das estratégias que podem ser usadas para referência futura.

Planeie com Antecedência

As empresas que utilizam o Workday tendem a mudar quando não cumprem o seu prazo inicial. Acabam por adiar a sua implementação devido ao facto de terem negligenciado certas áreas do fluxo de trabalho, como relatórios e formação. Isso pode criar uma grande quantidade de pressão sobre os funcionários, bem como sobre a reputação da empresa.
Recomendamos às empresas que utilizam o Workday que planeiem com antecedência, ou seja, que estabeleçam metas e datas. Certifique-se de que todos os setores da equipa de implementação são atendidos. Dê atenção extra à equipa técnica, certifique-se de que compreendem o que deve ser feito, torne uma prioridade alcançar o objetivo inicial.

Implementação Autossuficiente

Outra razão pela qual as empresas falham em cumprir prazos em pouco tempo é devido ao facto de utilizarem comerciantes externos para criar e construir sistemas de integração. Isso pode criar uma enorme lacuna de design organizacional e transformação de dados importantes que podem colocar a implementação em risco.

O nosso conselho é estabelecer desde cedo um plano de integração bem informado. Empregue uma equipa de especialistas para ser responsável por modificar e executar as integrações de acordo. É importante ser proativo e definir requisitos, especialmente na área de dados, conversão e validação.
Além disso, ao recrutar um parceiro para executar a integração da implementação, procure indivíduos que tenham boas recomendações de outras empresas. O custo de um especialista que conhece a descrição do trabalho vale a taxa extra; certifique-se de que o novo parceiro trabalha com o mesmo número de utilizadores que a sua empresa, não menos. Peça ao novo parceiro para vir ao escritório regularmente, crie uma lista de cenários de negócios / estudos de caso que precisam ser automatizados nas integrações do Workday antes de iniciar projetos. Planear com antecedência é a melhor forma de evitar problemas.

Suporte em Tempo Real

O mercado atual oferece muitas opções avançadas para ferramentas de integração e suporte online. Isso ajuda as empresas a otimizar o processo de implementação e formação de novas plataformas semelhantes ao Workday, que também oferece suporte em tempo real para cada novo utilizador.
Um exemplo é o Toonimo; o Toonimo utiliza uma voz humana real para orientação com um passo a passo interativo. Essas ferramentas ajudam as empresas a implementar e adotar novos softwares. Com o Toonimo, as empresas podem personalizar um plano de orientação. Além disso, cada cargo pode ter um plano personalizado automatizado adaptado ao campo profissional especificado.

Veja o exemplo abaixo para um plano de integração interativo:

Atualizar os Dados

Um erro recorrente que as empresas cometem ao operar o sistema Workday é não atualizar os dados. Isso pode criar problemas mais profundos na funcionalidade e no nível de proficiência na implementação. Pode fazer com que o tempo de carregamento se torne muito demorado. O sistema de implementação é tão bom quanto as informações nele armazenadas. É responsabilidade do líder da equipa decidir como empregar o Workday.
Recomendamos vivamente às empresas que utilizam o Workday que atualizem sempre os dados e eliminem informações adicionais. Além disso, que filtrem os dados que já não são necessários mensalmente.

O Processo de Teste

Ao utilizar a implementação do Workday pela primeira vez, podem existir riscos elevados. As capacidades e funcionalidades do software podem ser difíceis de compreender desde a configuração. Em vez de depender de testes e cenários padrão, construa um cenário Workday para que o sistema leve em consideração todas as complexidades da organização.
Para evitar erros futuros, sugerimos que as empresas testem as implementações várias vezes, envolvendo todos os recursos e funcionalidades técnicas. Mesmo que a versão final seja percebida como perfeita, teste-a novamente. Podem existir problemas adicionais nas funcionalidades que foram ignorados. Isso ocorre frequentemente, pois muitas empresas têm prazos apertados e, portanto, entram em funcionamento sem aperfeiçoar as suas implementações.

Pós-Transmissão

Infelizmente, as empresas não priorizam os problemas potenciais que ocorrem após a transmissão ao vivo. Em muitas organizações, não há membros da equipa regulamentados que trabalhem juntos após a transmissão ao vivo para garantir que tudo está a funcionar sem problemas. A coordenação é o fator chave para as equipas responderem a qualquer volume de tickets, o que permite uma resolução rápida e clientes satisfeitos.
Não podemos enfatizar o suficiente a importância de os gestores de produto e os desenvolvedores priorizarem uma resposta rápida aos problemas que ocorrem após a transmissão ao vivo. Recomenda-se planear com antecedência e estar sempre ativo antes da transmissão ao vivo.

Lições Aprendidas

No geral, o Workday provou a sua eficiência em ajudar as empresas a otimizar recursos, abraçar mudanças, operar com visões completas e utilizadores engajados. Além disso, com base na nossa pesquisa e experiência, envolver a equipa técnica na implementação do Workday desde o primeiro dia é a melhor prática. No entanto, é claro que muitas empresas estão a ter problemas em relação a como utilizar o Workday ao máximo.
É muito importante que toda a equipa trabalhe em conjunto como um grupo e eduque os novos membros da equipa. Recomendamos vivamente a sistematização; é a chave para o sucesso em qualquer circunstância.

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