Qu'est-ce que SharePoint exactement ?
Source: Microsoft
Décrire SharePoint en un court résumé est difficile en raison de la multitude de fonctionnalités qu'il héberge. Essentiellement, SharePoint est une plateforme en ligne qui offre la gestion de contenu d'entreprise, la gestion de documents et peut être utilisée comme intranet. Généralement, SharePoint est utilisé comme plateforme de groupware car il permet la collaboration de groupe sur des documents, le partage et l'hébergement de fichiers, l'accès au contenu et aux applications d'entreprise, et bien plus encore.
La plateforme est disponible sous forme de serveur, SharePoint 2016 étant la dernière version, ou sous forme en ligne, soit en version cloud, soit regroupée avec Microsoft Office 365. Malgré cela, SharePoint 2013 semble être l'édition la plus utilisée, avec l'ancienne version SharePoint 2010 arrivant en deuxième position. SharePoint est tellement « pertinent » qu'il compte actuellement plus de 160 millions d'utilisateurs. Cependant, comme tous les grands produits, SharePoint a aussi sa part de défauts.
Défauts de SharePoint
Avez-vous remarqué comment « pertinent » était écrit entre guillemets ? C'est parce que, bien que SharePoint soit certainement pertinent dans le monde actuel des plateformes en ligne, il n'est pas très populaire auprès des utilisateurs. 58 % des répondants à l'enquête dans cette étude de marché AIMM affirment que l'adoption par les utilisateurs de SharePoint reste un problème en raison d'une formation médiocre ou inadéquate et d'un manque de soutien de la direction. En raison des fonctionnalités de support étendues de SharePoint, il y a une courbe d'apprentissage abrupte pour comprendre et utiliser correctement le produit. Sans une formation adéquate, SharePoint reste sous-utilisé et représente un mauvais retour sur investissement. En fait, la même recherche a cité que 40 % des organisations étudiées déclarent que leur implémentation de SharePoint a échoué en raison d'une mauvaise formation des utilisateurs (67 %) et de la difficulté d'utilisation (65 %).
En raison d'une mauvaise implémentation et adoption, les entreprises ont du mal à utiliser SharePoint à leur avantage maximal. Comme mentionné précédemment, de nombreuses entreprises utilisent des versions obsolètes de SharePoint et un solide 29 % ne sont même pas conscients de ce que SharePoint 2016 offre. Non seulement cela, mais de nombreuses entreprises implémentent également SharePoint comme une plateforme distincte, sans intégration à d'autres référentiels ou applications. Encore une fois, comme les entreprises ne restent pas à jour sur SharePoint, elles minimisent leur investissement. Bob Larrivee, vice-président et analyste en chef d'AIMM, a déclaré : « Si les gens ne savent pas ce qu'il [SharePoint] offre, ils peuvent être lents à l'adopter. De plus, les implémentations de SharePoint ont connu des blocages, des retards et même des arrêts de projets en raison de la réticence et de la résistance des utilisateurs. » Mais tout espoir n'est pas perdu pour les utilisateurs, car les entreprises cherchent maintenant à mieux implémenter SharePoint avec une assistance extérieure.
Implémentation avec des outils de formation en ligne (outils de formation basés sur le Web)
Le nombre d'entreprises utilisant SharePoint augmente légèrement chaque année et une partie sélectionnée l'utilise comme seul système ECM ou DM. L'enquête AIMM montre que 32 % des répondants ont indiqué qu'ils prévoyaient d'augmenter leurs dépenses en produits complémentaires tiers pour SharePoint. Les produits complémentaires SharePoint, tels que les outils de formation en ligne, peuvent aider les entreprises à mieux comprendre la plateforme et à maximiser leur retour sur investissement. Ces outils, également connus sous le nom de « logiciels de parcours numérique », peuvent remplacer les méthodes de formation traditionnelles ou fonctionner à leurs côtés en fournissant des conseils personnalisés sur les pages Web sous forme de parcours pas à pas.
Quelques exemples de fonctionnalités offertes :
- Avec les conseils d'une Voix Humaine Réelle, les utilisateurs sont facilement intégrés grâce à des parcours audiovisuels qui guident interactivement les utilisateurs et peuvent s'adresser à eux personnellement.
- Le Guidage Visuel est une fonctionnalité puissante qui aide à expliquer et à guider les utilisateurs ou les employés à travers un entonnoir complexe avec des repères visuels et des effets CSS.
- Le Guidage Pas à Pas ne se contente pas de guider l'utilisateur en lui disant quoi faire ensuite, mais attendra également que l'utilisateur termine cette tâche spécifique pour passer à l'étape suivante.
- Le Widget de Menu de Recherche permet aux utilisateurs de parcourir différents parcours et de sélectionner celui qu'ils souhaitent lancer. Le menu de recherche peut être divisé en sous-sections pour un grand nombre de parcours.
- Le Tableau de Bord de Rapports et d'Analyses affiche des analyses agrégées pour chaque session de formation individuelle et suit les taux de conversion, le nombre de conversions, le taux de rebond, le temps passé sur la page, le CTR, le taux d'achèvement, et plus encore.
Ces solutions peuvent offrir de nombreux avantages aux utilisateurs de SharePoint, par exemple, les entreprises peuvent créer différents parcours pour guider les utilisateurs à apprendre de nouvelles fonctionnalités. Les différences clés entre les divers outils de formation résident dans les fonctionnalités qu'ils offrent, comme l'ajout d'une voix humaine réelle avec des annotations. Ces outils non seulement encouragent le libre-service et améliorent l'engagement des utilisateurs, mais réduisent également les coûts associés aux méthodes d'intégration traditionnelles s'ils sont remplacés. Cette nouvelle génération d'outils de formation en ligne peut être facilement intégrée à SharePoint pour donner aux utilisateurs accès à une pléthore de parcours guidés à la demande afin d'enseigner et de retenir correctement le logiciel.
Un exemple des fonctionnalités innovantes de formation en ligne de Toonimo fonctionnant sur SharePoint :
Conclusion
La plateforme collaborative tout-en-un de Microsoft offre plus de fonctionnalités qu'on ne peut en compter. Bien que cela présente des avantages évidents, plus de fonctionnalités nécessitent également plus d'adoption et de formation pour être correctement utilisées. La propre formation et certification de Microsoft est connue pour être médiocre, ce qui entraîne la confusion avec SharePoint. De plus, d'autres ressources externes peuvent être coûteuses et inefficaces. Les « logiciels de parcours numérique » peuvent aider à réduire les coûts et à améliorer la compréhension des utilisateurs en fournissant des parcours guidés à la demande qui aident à enseigner le logiciel sans avoir besoin d'aucune assistance extérieure.
