Comment simplifier la mise en œuvre Workday

Workday offre une solution robuste en matière de gestion du capital humain, d'applications de gestion financière, etc. La solution de Workday pourrait potentiellement renforcer la gestion des RH et des finances dans les entreprises en croissance. Étant l'une des premières entreprises SaaS, Workday est reconnue pour son plan d'intégration et de mise en œuvre solide. Une vaste expérience montre à quel point il est important d'avoir un plan de mise en œuvre impeccable afin de maximiser les investissements et de tirer le meilleur parti de la plateforme. L'article suivant détaillera ce qu'il faut éviter et ce à quoi les chefs de produit doivent prêter attention.

Travailler ensemble

Un problème majeur auquel de nombreuses entreprises sont constamment confrontées lors de l'intégration de Workday est qu'elles n'utilisent pas pleinement le logiciel. Workday peut interagir avec de nombreux domaines fonctionnels au sein des entreprises qui ne sont pas exploités. Dans la plupart des cas, il existe des problèmes organisationnels au sein de l'entreprise. De nombreux membres de l'équipe ne sont pas entièrement formés et ne comprennent donc pas pleinement les fonctionnalités de Workday à un niveau plus profond.
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Un conseil pour les futurs clients de Workday : afin de réaliser une mise en œuvre transparente, chaque membre de l'équipe doit se voir attribuer un rôle. Établissez dès le début le nombre d'heures requises pour chaque membre de l'équipe, incluant les cours de formation, l'engagement supplémentaire et les longues heures.

Cela permettra aux membres de l'équipe de travailler plus efficacement et d'éviter les retards. Travailler ensemble est la clé pour créer une mise en œuvre réussie. De plus, Workday a une politique qui oblige les clients à acheter des crédits de formation dans le cadre des processus de mise en œuvre ; utilisez-les judicieusement, prévoyez du temps libre pour que les membres de l'équipe puissent utiliser ces crédits de formation et mieux comprendre la plateforme.

Documenter les processus complexes

Beaucoup d'entreprises ont tendance à oublier les complications du processus de mise en œuvre, Workday est assez difficile à appréhender. Elles ne tiennent pas compte de la surcharge d'informations et ne prennent pas le temps de documenter les étapes nécessaires à la configuration de Workday, de sorte que lorsque les membres de l'équipe sont perdus, ils n'ont rien pour les guider.

Lorsque les chefs de produit créent la mise en œuvre de la plateforme, il est important de documenter les processus complexes, afin que cette information soit accessible à tous. Peu importe que le changement soit grand ou petit ; enregistrez-le avec une liste de raisons. Par exemple, si le chef de produit change de poste ou quitte l'entreprise, avec des outils d'intégration interactifs, le remplaçant peut apprendre à utiliser la plateforme très rapidement grâce à l'ensemble du processus disponible en ligne dans la « barre de connaissances de support ». En dehors du widget, les données critiques doivent être documentées, ce qui peut aider l'entreprise à mieux comprendre les stratégies utilisables pour référence future.

Planifier à l'avance

Les entreprises qui utilisent Workday ont tendance à décaler leurs projets lorsqu'elles ne respectent pas leur échéance initiale. Elles finissent par reporter leur mise en œuvre parce qu'elles ont négligé certains domaines du flux de travail, tels que le reporting et la formation. Cela peut créer une forte pression sur les employés ainsi que sur la réputation de l'entreprise.
Nous recommandons aux entreprises qui utilisent Workday de planifier à l'avance, c'est-à-dire de fixer des objectifs et des dates. Assurez-vous que chaque secteur de l'équipe de mise en œuvre est pris en charge. Accordez une attention particulière à l'équipe technique, assurez-vous qu'elle comprend ce qui doit être fait, faites-en une priorité d'atteindre l'objectif initial.

Mise en œuvre autonome

Une autre raison pour laquelle les entreprises ne parviennent pas à respecter les délais en peu de temps est qu'elles utilisent des prestataires externes pour créer et construire des systèmes d'intégration. Cela peut créer un énorme fossé en matière de conception organisationnelle et de transformation de données importantes, ce qui peut mettre en péril la mise en œuvre.

Notre conseil est d'établir dès le début un plan d'intégration éclairé. Employez une équipe d'experts chargée de modifier et d'exécuter les intégrations en conséquence. Il est important d'être proactif et de définir des exigences, en particulier dans les domaines des données, de la conversion et de la validation.
De plus, lors du recrutement d'un partenaire pour gérer l'intégration de la mise en œuvre, recherchez des personnes ayant de bonnes recommandations d'autres entreprises. Le coût d'un expert qui connaît la description de poste vaut le supplément ; assurez-vous que le nouveau partenaire travaille avec le même nombre d'utilisateurs que votre entreprise, pas moins. Demandez au nouveau partenaire de venir régulièrement au bureau, établissez une liste de scénarios commerciaux / études de cas qui doivent être automatisés dans les intégrations Workday avant de démarrer les projets. Planifier à l'avance est le meilleur moyen d'éviter les problèmes.

Support en temps réel

Le marché actuel offre de nombreuses options avancées pour l'intégration en ligne et les outils de support. Cela aide les entreprises à rationaliser le processus de mise en œuvre et de formation de nouvelles plateformes similaires à Workday, qui offre également un support en temps réel pour chaque nouvel utilisateur.
Un exemple est Toonimo ; Toonimo utilise une voix humaine réelle pour guider avec un parcours interactif étape par étape. Ces outils aident les entreprises à mettre en œuvre et à adopter de nouveaux logiciels. Avec Toonimo, les entreprises peuvent personnaliser un plan de guidage. De plus, chaque titre de poste pourrait avoir un plan personnalisé automatisé adapté au domaine professionnel spécifié.

Voir l'exemple ci-dessous pour un plan d'intégration interactif :

Actualiser les données

Une erreur récurrente que les entreprises commettent lors de l'utilisation du système Workday est de ne pas actualiser les données. Cela peut créer des problèmes plus profonds dans la fonctionnalité et le niveau de compétence de la mise en œuvre. Le temps de chargement peut devenir très long. Le système de mise en œuvre n'est aussi bon que les informations qui y sont stockées. Il incombe au chef d'équipe de décider comment employer Workday.
Nous recommandons fortement aux entreprises qui utilisent Workday d'actualiser toujours les données et d'éliminer les informations supplémentaires. De plus, de filtrer les données qui ne sont plus nécessaires sur une base mensuelle.

Le processus de test

Lors de la première utilisation de la mise en œuvre de Workday, des risques élevés peuvent être impliqués. Les capacités et les fonctionnalités du logiciel peuvent être difficiles à comprendre dès la configuration. Au lieu de vous fier aux tests et scénarios standards, construisez un scénario Workday afin que le système prenne en compte toutes les complexités de l'organisation.
Afin d'éviter de futures erreurs, nous suggérons aux entreprises de tester les implémentations plusieurs fois, en impliquant toutes les ressources et fonctionnalités techniques. Même si la version finale est perçue comme parfaite, testez-la à nouveau. Il peut y avoir des problèmes supplémentaires dans les fonctionnalités qui ont été ignorés. Cela se produit fréquemment car de nombreuses entreprises sont soumises à des délais serrés et passent donc en production sans perfectionner leurs implémentations.

Post-mise en production

Malheureusement, les entreprises ne priorisent pas les problèmes potentiels qui réapparaissent après la mise en production. Dans de nombreuses organisations, il n'y a pas de membres d'équipe réglementés qui travaillent ensemble après la mise en production pour s'assurer que tout fonctionne correctement. La coordination est le facteur clé pour que les équipes répondent à n'importe quel volume de tickets, ce qui permet une résolution rapide et des clients satisfaits.
Nous ne saurions trop insister sur l'importance pour les chefs de produit et les développeurs de prioriser une réponse rapide aux problèmes qui surviennent après la mise en production. Il est recommandé de planifier à l'avance et d'être toujours actif avant la mise en production.

Leçons apprises

Dans l'ensemble, Workday a prouvé son efficacité en aidant les entreprises à optimiser les ressources, à adopter les changements, à fonctionner avec des vues complètes et des utilisateurs engagés. De plus, d'après nos recherches et notre expérience, impliquer l'équipe technique dans la mise en œuvre de Workday dès le premier jour est la meilleure pratique. Cependant, il est clair que de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés quant à la manière d'utiliser Workday au maximum de son potentiel.
Il est très important que toute l'équipe travaille ensemble en groupe et forme les nouveaux membres de l'équipe. Nous recommandons fortement de systématiser ; c'est la clé du succès en toute circonstance.

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