Come semplificare l'implementazione di Workday

Workday offre una soluzione robusta nella gestione del capitale umano, nelle applicazioni di gestione finanziaria ECC. La soluzione di Workday potrebbe potenzialmente potenziare la gestione delle risorse umane e finanziarie nelle aziende in crescita. Essendo una delle prime aziende SaaS, Workday è nota per il suo solido piano di integrazione dell'implementazione. Da una vasta esperienza, è noto quanto sia importante avere un piano di implementazione impeccabile per massimizzare gli investimenti e ottenere il massimo dalla piattaforma. Il seguente post elaborerà cosa evitare e a cosa i product manager dovrebbero prestare attenzione.

Lavorare insieme

Un grosso problema che molte aziende affrontano costantemente quando integrano Workday è che non utilizzano appieno il software. Workday può interagire con molte aree funzionali all'interno delle aziende che non vengono sfruttate. Nella maggior parte dei casi ci sono problemi organizzativi all'interno dell'azienda. Molti membri del team non sono completamente formati, quindi non comprendono appieno le funzionalità di Workday a un livello più profondo.
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Un consiglio per i futuri clienti Workday: per ottenere un'implementazione senza interruzioni, a ogni membro del team dovrebbe essere assegnato un ruolo. Stabilire fin dall'inizio il numero di ore richieste a ciascun membro del team, che includa corsi di formazione, impegno extra e lunghe ore.

Ciò consentirà ai membri del team di lavorare in modo più efficiente e prevenire ritardi nelle scadenze. Lavorare insieme è la chiave per creare un'implementazione di successo. Inoltre, Workday ha una politica che obbliga i clienti ad acquistare crediti di formazione come parte dei processi di implementazione, usali saggiamente, organizza del tempo libero per i membri del team per utilizzare i crediti di formazione e per ottenere una migliore comprensione della piattaforma.

Documentare processi complicati

Molte aziende tendono a dimenticare le complicazioni del processo di implementazione, Workday è piuttosto difficile da comprendere. Non tengono conto del sovraccarico di informazioni né si prendono il tempo di documentare i passaggi necessari per configurare Workday, quindi quando i membri del team sono persi non hanno nulla che li aiuti a guidarli.

Quando i product manager creano l'implementazione per la piattaforma, è importante documentare i processi complicati, in modo che queste informazioni siano disponibili a tutti. Non importa se il cambiamento è grande o piccolo; registralo con un elenco di motivi. Ad esempio, se il product manager cambia posizione o lascia l'azienda, con strumenti di onboarding interattivi il sostituto può imparare a gestire la piattaforma molto rapidamente con l'intero processo disponibile online nella “barra di conoscenza del supporto”. Esternamente al widget, i dati critici dovrebbero essere documentati, questo può aiutare a dare all'azienda una migliore comprensione delle strategie che possono essere utilizzate per riferimento futuro.

Pianificare in anticipo

Le aziende che utilizzano Workday tendono a cambiare rotta quando non rispettano la scadenza iniziale. Finiscono per posticipare l'implementazione a causa del fatto che hanno trascurato alcune aree del flusso di lavoro, come la reportistica e la formazione. Ciò può creare una grande pressione sui dipendenti e sulla reputazione dell'azienda.
Raccomandiamo alle aziende che utilizzano Workday di pianificare in anticipo, ovvero di fissare obiettivi e date. Assicurarsi che ogni settore del team di implementazione sia curato. Prestare particolare attenzione al team tecnico, assicurarsi che comprendano cosa deve essere fatto, renderlo una priorità per raggiungere l'obiettivo iniziale.

Implementazione autosufficiente

Un'altra ragione per cui le aziende non riescono a rispettare le scadenze in breve tempo è dovuta al fatto che utilizzano fornitori esterni per creare e costruire sistemi di integrazione. Ciò può creare un enorme divario nella progettazione organizzativa e nella trasformazione di dati importanti che possono mettere a rischio l'implementazione.

Il nostro consiglio è di stabilire fin dall'inizio un piano di integrazione ben informato. Impiegare un team di esperti che sia responsabile della modifica e dell'esecuzione delle integrazioni di conseguenza. È importante essere proattivi e stabilire i requisiti, specialmente nell'area dei dati, della conversione e della convalida.
Inoltre, quando si recluta un partner per gestire l'integrazione dell'implementazione, cercare persone che abbiano buone raccomandazioni da altre aziende. Il costo per un esperto che conosce la descrizione del lavoro vale il costo aggiuntivo; assicurarsi che il nuovo partner lavori con lo stesso numero di utenti della vostra azienda, non meno. Chiedere al nuovo partner di venire in ufficio regolarmente, costruire un elenco di scenari aziendali / casi di studio che devono essere automatizzati nelle integrazioni Workday prima di iniziare i progetti. Pianificare in anticipo è il modo migliore per evitare problemi.

Supporto in tempo reale

Il mercato odierno offre molte opzioni avanzate per l'onboarding online e gli strumenti di supporto. Questo aiuta le aziende a semplificare il processo di implementazione e formazione di nuove piattaforme simili a Workday, che offre anche supporto in tempo reale per ogni nuovo utente.
Un esempio è Toonimo; Toonimo utilizza una voce umana reale per la guida con un walkthrough interattivo passo-passo. Questi strumenti aiutano le aziende a implementare e adottare nuovi software. Con Toonimo le aziende possono personalizzare un piano di guida. Inoltre, ogni titolo di lavoro potrebbe avere un piano personalizzato automatizzato su misura per il campo professionale specificato.

Vedi l'esempio seguente per un piano di onboarding interattivo:

Aggiorna i dati

Un errore ricorrente che le aziende commettono quando operano con il sistema Workday è che non aggiornano i dati. Ciò può creare problemi più profondi nella funzionalità e nel livello di competenza nell'implementazione. Può causare tempi di caricamento molto lunghi. Il sistema di implementazione è valido solo quanto le informazioni in esso memorizzate. È responsabilità del team leader decidere come impiegare Workday.
Raccomandiamo vivamente alle aziende che utilizzano Workday di aggiornare sempre i dati ed eliminare le informazioni aggiuntive. Inoltre, di filtrare i dati che non sono più necessari su base mensile.

Il processo di test

Quando si utilizza l'implementazione di Workday per la prima volta, possono esserci rischi elevati. Le capacità e le funzionalità del software possono essere difficili da comprendere dalla configurazione. Invece di affidarsi a test e scenari standard, costruire uno scenario Workday affinché il sistema tenga conto di tutte le complessità dell'organizzazione.
Per evitare errori futuri, suggeriamo alle aziende di testare le implementazioni più volte, coinvolgere tutte le risorse e le funzionalità tecniche. Anche se la versione finale è percepita come perfetta, testala di nuovo. Potrebbero esserci problemi aggiuntivi nelle funzionalità che sono stati ignorati. Ciò accade frequentemente poiché molte aziende hanno scadenze strette e quindi vanno in produzione senza perfezionare le loro implementazioni.

Post-Streaming

Sfortunatamente, le aziende non danno priorità ai potenziali problemi che si ripresentano dopo lo streaming live. In molte organizzazioni, non ci sono membri del team regolamentati che lavorano insieme dopo lo streaming live per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Il coordinamento è il fattore chiave affinché i team rispondano a qualsiasi volume di ticket, il che consente una rapida risoluzione e clienti soddisfatti.
Non possiamo sottolineare abbastanza quanto sia importante per i product manager e gli sviluppatori dare priorità a una risposta rapida ai problemi che si verificano dopo lo streaming live. Si consiglia di pianificare in anticipo ed essere sempre attivi in vista dello streaming live.

Lezioni apprese

Nel complesso, Workday ha dimostrato la sua efficienza nell'aiutare le aziende a ottimizzare le risorse, abbracciare i cambiamenti, operare con quadri completi e utenti coinvolti. Inoltre, basandosi sulla nostra ricerca ed esperienza, coinvolgere il team tecnico nell'implementazione di Workday fin dal primo giorno è la migliore pratica. Tuttavia, è chiaro che molte aziende stanno riscontrando problemi riguardo a come utilizzare Workday al massimo delle sue potenzialità.
È molto importante che l'intero team lavori insieme come gruppo e che educhi i nuovi membri del team. Raccomandiamo vivamente la sistematizzazione; è la chiave del successo in ogni circostanza.

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