מה זה בדיוק SharePoint?
מקור: Microsoft
תיאור SharePoint בסיכום קצר קשה בגלל שלל התכונות שהוא מארח. במהותו, SharePoint היא פלטפורמה מקוונת המציעה ניהול תוכן ארגוני, ניהול מסמכים, וניתן להשתמש בה כאינטראנט. בדרך כלל SharePoint משמשת כפלטפורמת groupware מכיוון שהיא מאפשרת שיתוף פעולה קבוצתי על מסמכים, שיתוף ואירוח קבצים, גישה לתוכן ויישומים ארגוניים, ועוד הרבה יותר.
הפלטפורמה זמינה בגרסת שרת, כאשר SharePoint 2016 היא הגרסה האחרונה, או בגרסה מקוונת, בגרסה מבוססת ענן או בחבילה עם Microsoft Office 365. למרות זאת, SharePoint 2013 נראית כגרסה הנפוצה ביותר, כאשר SharePoint 2010 המיושנת מגיעה במקום השני. SharePoint כל כך 'רלוונטית' שיש לה כיום למעלה מ-160 מיליון משתמשים. למרות זאת, כמו כל המוצרים הגדולים, גם ל-SharePoint יש את חלקן בבעיות.
פגמים ב-SharePoint
שמתם לב איך "רלוונטית" נכתב במרכאות? זה מכיוון שלמרות ש-SharePoint בהחלט רלוונטית בעולם הפלטפורמות המקוונות של היום, היא לא מאוד פופולרית בקרב המשתמשים. 58% מהמשיבים בסקר זה של AIMM Market Research טוענים שאימוץ המשתמשים ב-SharePoint נשאר בעיה עקב הכשרה לקויה או לא מספקת וחוסר תמיכה ניהולית. בגלל תכונות התמיכה הנרחבות של SharePoint, יש עקומת למידה תלולה להבנה וניצול נכון של המוצר. ללא הכשרה מתאימה, SharePoint נשארת בשימוש חסר ותשואה גרועה על ההשקעה. למעשה, אותו מחקר ציטט כי 40% מהארגונים שנחקרו אומרים כי יישום ה-SharePoint שלהם לא צלח עקב הכשרת משתמשים לקויה (67%) וקושי בשימוש (65%).
בגלל יישום ואימוץ לקויים, חברות מתקשות להשתמש ב-SharePoint לתועלתם המרבית. כפי שהוזכר קודם לכן, חברות רבות משתמשות בגרסאות מיושנות של SharePoint ו-29% מוצקים אפילו לא מודעים למה ש-SharePoint 2016 מציעה. לא רק זאת, אלא שחברות רבות מיישמות את SharePoint כפלטפורמה נפרדת, ללא אינטגרציה למאגרים או יישומים אחרים. שוב, מכיוון שחברות אינן נשארות מעודכנות ב-SharePoint, הן ממזערות את השקעתן. סגן נשיא ואנליסט ראשי של AIMM, בוב לאריווי, אמר: "אם אנשים לא יודעים מה היא [SharePoint] מציעה, הם עשויים לאמץ אותה לאט. בנוסף, יישומי SharePoint ראו עצירות, עיכובים ואף הפסקות בפרויקטים עקב חוסר רצון והתנגדות של משתמשים." אבל לא כל התקווה אבודה למשתמשים, שכן חברות מחפשות כעת ליישם את SharePoint טוב יותר בעזרת סיוע חיצוני.
יישום עם כלי הדרכה מקוונים (Web-based Training Tools)
מספר הארגונים המשתמשים ב-SharePoint עולה מעט מדי שנה, וחלק נבחר משתמש בו כמערכת ה-ECM או ה-DM היחידה שלהם. סקר AIMM מראה כי 32 אחוז מהמשיבים ציינו כי הם מתכננים להגדיל את ההוצאות על מוצרי הרחבה של צד שלישי ל-SharePoint. מוצרי הרחבה של SharePoint, כגון כלי הדרכה מקוונים, יכולים לעזור לחברות לממש טוב יותר את הפלטפורמה ולמקסם את ה-ROI שלהן. כלים אלה, הידועים גם כ"תוכנת הדרכה דיגיטלית", יכולים להחליף שיטות הדרכה מסורתיות או לעבוד לצדן על ידי מתן הדרכה מותאמת אישית לדפי אינטרנט בצורת הדרכות צעד אחר צעד.
כמה דוגמאות לתכונות המסופקות:
- בעזרת הדרכה של קול אנושי אמיתי, משתמשים עוברים onboarding בקלות באמצעות הדרכות אודיו-ויזואליות המנחות משתמשים באופן אינטראקטיבי ויכולות לפנות אליהם באופן אישי.
- הדרכה ויזואלית היא תכונה עוצמתית המסייעת להסביר ולהנחות משתמשים או עובדים דרך משפך מורכב עם רמזים ויזואליים ואפקטים של CSS.
- הדרכה צעד אחר צעד לא רק מנחה את המשתמש על ידי אמירה מה לעשות הלאה, אלא גם ימתין עד שהמשתמש ישלים את המשימה הספציפית כדי להמשיך לשלב הבא.
- ווידג'ט תפריט החיפוש מעניק למשתמשים את היכולת לדפדף בין הדרכות שונות ולבחור את ההדרכה שהם רוצים להתחיל. תפריט החיפוש יכול להיות מחולק לתתי-סעיפים עבור כמות גדולה של הדרכות.
- לוח המחוונים של דוחות וניתוחים מציג נתונים אנליטיים מצטברים עבור כל סשן הדרכה בודד ועוקב אחר שיעורי המרה, מספר המרות, שיעור נטישה, זמן שהייה בדף, CTR, שיעור השלמה ועוד.
פתרונות אלה יכולים לספק יתרונות רבים למשתמשי SharePoint, לדוגמה, חברות יכולות ליצור הדרכות שונות כדי להנחות משתמשים ללמוד תכונות חדשות. הבדלים מרכזיים בכלי ההדרכה השונים הם בתכונות שהם מספקים, כגון הוספת קול אנושי אמיתי יחד עם הערות. כלים אלה לא רק מעודדים שירות עצמי ומשפרים את מעורבות המשתמשים, אלא גם מפחיתים עלויות הקשורות לשיטות onboarding מסורתיות אם הם מוחלפים. דור חדש זה של כלי הדרכה מקוונים יכול להשתלב בקלות עם SharePoint כדי להעניק למשתמשים שפע של הדרכות מודרכות לפי דרישה כדי ללמד ולשמר את התוכנה כראוי.
דוגמה לתכונות ההדרכה המקוונות החדשניות של Toonimo הפועלות ב-SharePoint:
מסקנה
הפלטפורמה השיתופית הכוללת של Microsoft מציעה יותר תכונות ממה שאפשר לספור. בעוד שלכך יש יתרונות ברורים, יותר תכונות דורשות גם יותר אימוץ והכשרה כדי לנצל אותן כראוי. ההכשרה וההסמכה של Microsoft עצמה ידועות כחסרות ברק, וזה מה שמוביל לבלבול עם SharePoint. בנוסף, משאבים חיצוניים אחרים יכולים להיות יקרים ולא יעילים. "תוכנת הדרכה דיגיטלית" יכולה לעזור להפחית עלויות ולהגביר את הבנת המשתמשים על ידי מתן הדרכות מודרכות לפי דרישה המסייעות ללמד את התוכנה ללא צורך בסיוע חיצוני כלשהו.
