¿Qué es exactamente SharePoint?

Fuente: Microsoft

Describir SharePoint en un breve resumen es difícil debido a la gran cantidad de características que alberga. En esencia, SharePoint es una plataforma en línea que ofrece gestión de contenido empresarial, gestión de documentos y puede utilizarse como una intranet. Típicamente, SharePoint se utiliza como una plataforma de groupware, ya que permite la colaboración en grupo en documentos, el intercambio y alojamiento de archivos, el acceso a contenido y aplicaciones empresariales, y mucho más.

La plataforma está disponible en formato de servidor, siendo SharePoint 2016 la última versión, o en formato en línea, ya sea en una versión basada en la nube o incluida con Microsoft Office 365. A pesar de esto, SharePoint 2013 parece ser la edición más utilizada, con el envejecido SharePoint 2010 en un cercano segundo lugar. SharePoint es tan 'relevante' que actualmente cuenta con más de 160 millones de usuarios. Aunque, como todos los grandes productos, SharePoint también tiene su cuota de defectos.

Defectos de SharePoint

¿Notó cómo 'relevante' estaba escrito entre comillas? Esto se debe a que, aunque SharePoint es ciertamente relevante en el mundo actual de las plataformas en línea, no es muy popular entre los usuarios. El 58% de los encuestados en esta Investigación de Mercado de AIMM afirman que la adopción por parte de los usuarios en SharePoint sigue siendo un problema debido a una capacitación deficiente o inadecuada y a la falta de apoyo de la gerencia. Debido a las amplias características de soporte de SharePoint, existe una curva de aprendizaje pronunciada para comprender y utilizar el producto correctamente. Sin una capacitación adecuada, SharePoint sigue siendo subutilizado y una mala inversión. De hecho, la misma investigación citó que el 40% de las organizaciones estudiadas dicen que su implementación de SharePoint fue unsuccessful debido a una capacitación deficiente de los usuarios (67%) y la dificultad de uso (65%).

Debido a una implementación y adopción deficientes, las empresas están luchando por utilizar SharePoint en su máximo beneficio. Como se mencionó anteriormente, muchas empresas están utilizando versiones desactualizadas de SharePoint y un sólido 29% ni siquiera sabe lo que ofrece SharePoint 2016. No solo esto, sino que muchas empresas también implementan SharePoint como una plataforma separada, sin integración con otros repositorios o aplicaciones. Una vez más, como las empresas no se mantienen actualizadas sobre SharePoint, están minimizando su inversión. El vicepresidente y analista principal de AIMM, Bob Larrivee, dijo: "Si la gente no sabe lo que ofrece [SharePoint], pueden tardar en adoptarlo. Además, las implementaciones de SharePoint han experimentado estancamientos, retrasos e incluso paradas en los proyectos debido a la reticencia y resistencia de los usuarios." Pero no toda la esperanza está perdida para los usuarios, ya que las empresas ahora buscan implementar SharePoint mejor con asistencia externa.

Implementación con herramientas de capacitación en línea (herramientas de capacitación basadas en la web)

El número de empresas que utilizan SharePoint aumenta ligeramente cada año y una parte selecta lo utiliza como su único sistema ECM o DM. La encuesta de AIMM muestra que el 32 por ciento de los encuestados indicó que planeaban aumentar el gasto en productos complementarios de terceros para SharePoint. Los productos complementarios de SharePoint, como las herramientas de capacitación en línea, pueden ayudar a las empresas a comprender mejor la plataforma y maximizar su ROI. Estas herramientas, también conocidas como "software de tutoriales digitales", pueden reemplazar los métodos de capacitación tradicionales o trabajar junto a ellos proporcionando orientación personalizada en páginas web en forma de tutoriales paso a paso.

Algunos ejemplos de características proporcionadas:

• Con la guía de una Voz Humana Real, los usuarios se incorporan fácilmente a través de tutoriales audiovisuales que guían interactivamente a los usuarios y pueden dirigirse a ellos personalmente.
• La Guía Visual es una característica poderosa que ayuda a explicar y guiar a los usuarios o empleados a través de un embudo complejo con señales visuales y efectos CSS.
• La Guía Paso a Paso no solo guía al usuario diciéndole qué hacer a continuación, sino que también esperará hasta que el usuario complete esa tarea específica para continuar con el siguiente paso.
• El Widget de Menú de Búsqueda otorga a los usuarios la capacidad de navegar a través de diferentes tutoriales y seleccionar el tutorial que desean iniciar. El menú de búsqueda se puede dividir en subsecciones para una gran cantidad de tutoriales.
• El Panel de Informes y Análisis muestra análisis agregados para cada sesión de capacitación individual y rastrea las tasas de conversión, el número de conversiones, la tasa de rebote, el tiempo en la página, el CTR, la tasa de finalización y más.

Estas soluciones pueden proporcionar muchos beneficios a los usuarios de SharePoint, ya que, por ejemplo, las empresas pueden crear diferentes tutoriales para guiar a los usuarios a aprender nuevas características. Las diferencias clave en las diversas herramientas de capacitación radican en las características que proporcionan, como agregar una voz humana real junto con anotaciones. Estas herramientas no solo fomentan el autoservicio y mejoran la participación del usuario, sino que también reducen los costos asociados con los métodos de incorporación tradicionales si se reemplazan. Esta próxima generación de herramientas de capacitación en línea se puede integrar fácilmente con SharePoint para dar acceso a los usuarios a una gran cantidad de tutoriales guiados bajo demanda para enseñar y retener el software correctamente.

Un ejemplo de las innovadoras características de capacitación en línea de Toonimo funcionando en SharePoint:

Conclusión

La plataforma colaborativa todo incluido de Microsoft ofrece más características de las que se pueden contar. Si bien esto tiene sus ventajas obvias, más características también requieren más adopción y capacitación para ser utilizadas correctamente. La propia capacitación y certificación de Microsoft es conocida por ser deficiente, lo que lleva a la confusión con SharePoint. Además, otros recursos externos pueden ser costosos e ineficaces. El "software de tutoriales digitales" puede ayudar a reducir costos y aumentar la comprensión del usuario al proporcionar tutoriales guiados bajo demanda que ayudan a enseñar el software sin la necesidad de asistencia externa.

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