¿Cómo gestionar el cambio con éxito en la era digital?
La digitalización de las empresas es omnipresente hoy en día. Si las empresas aún no han hecho la transición en línea, están en proceso de hacerlo. Casi todas las empresas en operación hoy, independientemente de la industria o el sector, utilizan la tecnología más actualizada para aprovechar los océanos de datos que actualmente generan los teléfonos inteligentes, sensores, cámaras digitales, dispositivos GPS y muchas otras fuentes de información. Estos datos se están generando en el mercado global y entre un creciente grupo de clientes expertos en tecnología.
Desafortunadamente, se han invertido importantes recursos financieros en tecnología analítica, con poca o ninguna mejora concomitante en los procesos de toma de decisiones de las empresas y corporaciones. Una miríada de organizaciones ha implementado redes sociales y wikis populares, con poco efecto en el rendimiento operativo. Lo mismo ocurre con los nativos digitales. Con demasiada frecuencia, la adopción de herramientas digitales empresariales no cumple con las expectativas. El problema con la implementación de estos nativos digitales es que el enfoque está en gran medida en el despliegue y no en la adopción.
Los CEO, CTO, CIO y gerentes de negocios estratégicos se centran únicamente en el proceso de implementación del cambio, sin facilitar la transición y adopción fluidas de ese cambio. Esto dificulta la comprensión del ROI de estas costosas inversiones digitales. El valor de la OCM (Gestión del Cambio Organizacional) se encuentra en las sinergias que aporta a la empresa. Los usuarios activamente comprometidos pueden colaborar eficazmente con estas inversiones digitales. Otros aspectos a considerar incluyen la toma de decisiones inteligente, el intercambio de metodologías de mejores prácticas y, en última instancia, los cambios de comportamiento.
La OCM adopta la tecnología para la incorporación
Las herramientas de incorporación y OCM de la nueva era ya están ganando terreno entre los gerentes de OCM y los gerentes de incorporación. El rápido desarrollo de las herramientas de OCM significa que algunas utilizan la última tecnología, mientras que otras dependen de tecnología más antigua. Los planes de Gestión del Cambio Organizacional necesitan planes integrales para garantizar que siempre se utilicen las herramientas adecuadas. Las soluciones exitosas de gestión del cambio deben tener las siguientes características:
- Segmentación basada en reglas – Al implementar una nueva plataforma para empleados nuevos o existentes, se deben mostrar diferentes pautas y explicaciones. Una vez que el administrador inicia sesión, verá todos los recorridos únicos para cada segmento o grupo de usuarios distinto. Otros empleados o gerentes solo verán lo que sea pertinente para su propio grupo o segmento.
Un empleado con permisos de administrador- Guía de audio – Las tasas de finalización de tareas o procesos individuales se mejoran significativamente con la guía de audio. Las tasas de finalización y conversión de estos procesos en línea altamente complejos se refuerzan con la inclusión de una voz humana real. Cada empleado diferirá en el nivel de éxito que tendrá con la guía de texto frente a la de audio.
Explicación de un botón con voz humana real- Widget de barra de búsqueda – Los usuarios pueden seleccionar la asistencia o el recorrido más apropiado de una base de datos completa de recorridos interactivos. El widget de barra de búsqueda fomenta la auto-resolución de problemas.
Barra de búsqueda para iniciar recorridos- Editor de autoservicio – La funcionalidad de autoservicio permite el fácil desarrollo del plan de incorporación. Los editores de autoservicio no requieren ayuda profesional de servicios profesionales
Editor de autoservicio- Seguimiento y análisis – Las mejoras y modificaciones de su plan de OCM solo son posibles mediante el seguimiento de los recorridos y los puntos de contacto.
Panel de control de análisis y objetivos de adopción
4 pasos para una OCM (Gestión del Cambio Organizacional) eficaz
Paso #1 - Planificar y analizar los requisitos de OCM
Desde el principio, es importante comunicar eficazmente la migración a la nueva plataforma a todos los usuarios. Mientras utilizan la plataforma antigua, es esencial proporcionar una explicación concisa y de alto nivel de la nueva plataforma y los procesos. Los usuarios deben estar informados de todos los aspectos del plan, incluido el cronograma para su implementación. Otros problemas a considerar incluyen las razones para implementar el plan y los beneficios inherentes a la nueva plataforma.
Es imperativo establecer un plazo razonable para la preparación y ejecución del plan de migración. Esto requiere establecer una fecha para el inicio del plan de migración. Una vez que se ha completado el plazo del plan de migración, es importante establecer otro período para tratar las características y funcionalidades. Durante esta etapa del proceso, será necesario identificar obstáculos y problemas.
La gestión de OCM debe cuestionar múltiples aspectos del proceso de migración para desarrollar el plan inicial de OCM. Estos problemas incluyen los siguientes:
- Segmentación: ¿Cuántos empleados aprenderán la nueva plataforma? ¿Se restringirá a los gerentes de ventas o a toda la empresa? Típicamente, cada grupo de empleados tendrá diferentes niveles de permisos otorgados. Cada grupo podrá acceder a una plataforma específica, lo que significa que se debe crear un plan dirigido para cada grupo por regla de trabajo o permiso de usuario. Esto significa que a los gerentes de OCM les conviene estructurar un plan para ventas, un plan para el departamento de marketing y un plan para el resto de los empleados.
- Momento: ¿Cuál es el mejor momento para iniciar la migración de la plataforma antigua a la nueva plataforma? En otras palabras, ¿cuándo debe lanzarse la migración? ¿La empresa está pasando por un período difícil en este momento? ¿La empresa está experimentando cambios adicionales más allá del proceso de OCM? Estos son problemas extremadamente importantes que deben abordarse al determinar el momento correcto del proceso de migración.
- Idiomas: ¿Debería la empresa lanzar múltiples planes en múltiples idiomas? Tenga en cuenta que los equipos de ventas chinos no podrán entender la versión en inglés del plan de incorporación.
- Predecir obstáculos: ¿Existen dificultades y desafíos únicos con la nueva plataforma? ¿La empresa está completamente informada de cualquier problema que pueda obstaculizar la adopción de la nueva plataforma? ¿Qué problemas existen actualmente y cómo debemos priorizar nuestra atención para abordar esos problemas para el lanzamiento exitoso de OCM?
Paso #2 - Establecer objetivos para una transición exitosa a la nueva plataforma
El objetivo de lograr una mayor tasa de adopción para todos los empleados justifica la comprensión de cómo medir esa tasa de adopción. En el mejor de los casos, la dirección y el liderazgo a nivel corporativo suelen capacitar a los gerentes en la implementación de la nueva plataforma. Introducen la nueva plataforma con clases frontales que son en gran medida ineficaces y requieren un apoyo intensivo. El aumento de las solicitudes de soporte para la división de TI simplemente congestiona el sistema y proporciona poca eficacia en el proceso. La mayoría de las veces, la dirección a nivel corporativo transmite videos informativos o PDF a los empleados, con la esperanza de que comprendan cómo funciona el sistema. Desafortunadamente, este tipo de metodología falla en su problema central: enseñar a los empleados cómo usar eficazmente la nueva plataforma y resolver problemas por sí mismos.
Esto plantea la pregunta: ¿Cómo puede la gerencia entender si el programa de gestión del cambio es un éxito?
Retroalimentación continua – Mejoras, optimizaciones y modificaciones
- La retroalimentación de los usuarios es esencial. Esto asegura que el programa funcione de manera óptima en cada paso del camino.
- Utilice análisis para medir el rendimiento y establecer objetivos.
- El proceso de control permite una evaluación rápida de los objetivos de rendimiento. Analice la retroalimentación negativa y realice los ajustes necesarios para mejorar el proceso. Todo esto debe hacerse mientras el plan se está implementando.
La mayoría de las herramientas de Gestión del Cambio Organizacional (OCM) facilitan la retroalimentación. Estas señales se implementan a lo largo del recorrido. Un ejemplo de esto es el 'me gusta' y otros refuerzos positivos. También es posible rastrear la tasa de finalización o la tasa de abandono a través del panel de análisis para cada uno de los recorridos.
El plan debe mejorarse en tiempo real, con múltiples variaciones de incorporación probadas simultáneamente. A medida que se construye el nuevo plan, las versiones fallidas deben eliminarse.
Después de un período de tiempo definido para el proceso de implementación, es importante verificar cuántos usuarios vieron esa página o iniciaron un recorrido. También es esencial registrar cuántos recorridos se completaron y si hubo alguna retroalimentación específica en ciertos puntos del recorrido. Se aconseja a la gerencia de OCM que verifique la tasa general de adopción del producto y actúe de acuerdo con estos resultados. El escenario probable es que varios procesos en línea funcionaron eficazmente, mientras que algunos tuvieron un rendimiento subóptimo.
Como tal, es importante mejorar o reconstruir inmediatamente los nuevos recorridos basándose en la retroalimentación generada por los usuarios. Luego, comience el proceso de seguimiento nuevamente. Las plataformas altamente avanzadas disponibles hoy en día proporcionan toda la información necesaria en tiempo real. Esto significa que los gerentes pueden actuar de manera decisiva, sobre la marcha, para ajustar y mejorar el plan según sea necesario.
Los editores de autoservicio tienen una tremenda capacidad de ahorro de tiempo. Permiten al gerente construir un nuevo recorrido mientras se realizan modificaciones en tiempo real.
Paso #3 – Construir el plan de migración y probarlo
Debe comenzar su plan con una explicación de audio para un usuario primerizo. Esto da la bienvenida al nuevo usuario y explica las características de la nueva plataforma y los aspectos esenciales del proceso de migración.
Gracias a las herramientas interactivas de Gestión del Cambio Organizacional (OCM), es posible crear múltiples niveles de guía y explicación:
Tipo 1 – Guía de audio
La guía de audio paso a paso también está disponible en la plataforma. La guía de audio incluye señales gráficas para instruir al usuario a realizar ciertos pasos. Se vocaliza con voz humana real y superposiciones ricas en multimedia. Estas incluyen botones, flechas y otras características. Es posible combinar una burbuja de texto con guía de audio para obtener instrucciones claras sobre cómo completar tareas y procesos.
Tipo 2 – La burbuja de texto
La característica de incorporación más potente es una guía interactiva paso a paso con una burbuja de texto. Tiene capacidades interactivas completas, lo que significa que el usuario puede ver en qué punto del proceso se encuentra. El usuario también podrá comprender instrucciones específicas en una etapa específica del proceso. Por ejemplo, el usuario puede estar en el paso 4 de 7 en el proceso de varias etapas. Es posible que se le solicite que ingrese información personal antes de hacer clic en un botón apropiado. El recorrido facilita la entrada de medios en cada paso del camino. Cada plataforma presenta aspectos únicos, pero hay elementos básicos que se aplican a todas ellas.
Tipo 3 – Barra de búsqueda
El widget de la barra de búsqueda es capaz de almacenar múltiples tipos de recorridos. Siempre que un usuario necesite ayuda, puede abrir fácilmente la barra de búsqueda y explorar los tipos únicos de recorridos.
Tipo 4 – Explicación de audio dirigida
Las explicaciones de audio dirigidas pueden activarse para 'puntos de contacto' complejos.
Tipo 5 – Bloqueador de DOM
Si el plan de incorporación contiene un embudo sensible y desea asegurarse de que el usuario complete todo el embudo, puede utilizar un recorrido restrictivo. Esto garantiza que el usuario deberá cumplir con ciertas tareas, como completar ciertos pasos o hacer clic en ciertos botones.
Este tipo de características son particularmente molestas para los usuarios y deben usarse de manera clara y concisa. El usuario debe seguir el protocolo y la guía para avanzar a través de los pasos.
Hoy en día, las plataformas avanzadas de OCM y de incorporación permiten a los gerentes segmentar según el grupo de usuarios y realizar pruebas A/B. Hay una miríada de características avanzadas adicionales utilizadas para optimizar el proceso de incorporación y adaptarlo a grupos de usuarios específicos. Cada una de estas plataformas presenta sus propios atributos únicos.
Una vez que haya seleccionado el tipo de recorrido que le interesa, será posible establecer un plan de incorporación para construir el recorrido para la plataforma deseada. Es importante diversificar entre diferentes recorridos para ver cuál funciona mejor.
Una vez que el plan de incorporación se haya finalizado, es esencial probarlo en un pequeño grupo de control. Esto debe hacerse antes del lanzamiento general para los empleados de la empresa. De esta manera, puede asegurarse de que esté funcionando eficazmente.
Paso #4 – Implementar el plan y monitorearlo eficazmente
Es necesario seleccionar la fecha correcta para implementar su plan. Asegúrese de que la fecha de implementación no esté programada para el final de la semana laboral. También es importante que la implementación del plan coincida con el momento preciso en que la mayoría de los empleados están presentes en la empresa. Se deben establecer franjas horarias para cada paso del camino. Al evaluar la implementación del plan después del lanzamiento inicial, verifique si hubo algún obstáculo en el camino.
Recopile toda la retroalimentación necesaria e implemente los recorridos actualizados para sus empleados o grupo de control. Es importante determinar qué recorrido generó el mayor nivel de compromiso entre los usuarios. Por el contrario, ¿qué recorrido fue menos favorable para los usuarios? A continuación, establezca otro período de tiempo para rastrear todos los cambios necesarios que se han realizado y monitorear la adopción de la nueva plataforma. Una vez que esto se haya completado, utilice la retroalimentación para decidir si se requiere tiempo adicional de incorporación. Si todo sale según lo planeado, resuma los detalles del programa y tome una decisión sobre su éxito o fracaso.
La función de soporte se puede mantener en su nueva plataforma dejando el widget de la barra de búsqueda como una herramienta eficaz de autoservicio. También puede comunicar nuevas características de la plataforma con el widget de la barra de búsqueda.
En resumen
Según nuestra experiencia, elegir la plataforma adecuada para incorporar a sus empleados a través de la migración de software puede maximizar su inversión con respecto a la nueva plataforma y puede reducir la rotación de empleados al mínimo. Antes de adoptar cambios de gestión, intente minimizar los riesgos y evitar los obstáculos investigando y aprendiendo más sobre las diversas plataformas existentes.
