Was genau ist SharePoint?

Quelle: Microsoft

SharePoint in einer kurzen Zusammenfassung zu beschreiben, ist aufgrund der Vielzahl der von ihm gehosteten Funktionen schwierig. Im Wesentlichen ist SharePoint eine Online-Plattform, die Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement bietet und als Intranet genutzt werden kann. Typischerweise wird SharePoint als Groupware-Plattform verwendet, da es die Zusammenarbeit in Gruppen an Dokumenten, Dateifreigabe und -hosting, Zugriff auf Unternehmensinhalte und -anwendungen und vieles mehr ermöglicht.

Die Plattform ist in Serverform mit SharePoint 2016 als neuester Version oder in Online-Form entweder als Cloud-basierte Version oder gebündelt mit Microsoft Office 365 verfügbar. Trotzdem scheint SharePoint 2013 die am häufigsten verwendete Edition zu sein, wobei das ältere SharePoint 2010 dicht dahinter liegt. SharePoint ist so 'relevant', dass es derzeit über 160 Millionen Benutzer gibt. Obwohl SharePoint wie alle großartigen Produkte auch seine Fehler hat.

SharePoint-Mängel

Ist Ihnen aufgefallen, wie 'relevant' in Anführungszeichen geschrieben wurde? Das liegt daran, dass SharePoint zwar in der heutigen Welt der Online-Plattformen sicherlich relevant ist, aber bei den Benutzern nicht sehr beliebt ist. 58 % der Befragten in dieser AIMM-Marktforschung behaupten, dass die Benutzerakzeptanz in SharePoint aufgrund schlechter oder unzureichender Schulung und mangelnder Managementunterstützung weiterhin ein Problem darstellt. Aufgrund der umfangreichen Supportfunktionen von SharePoint ist die Lernkurve zum richtigen Verständnis und zur Nutzung des Produkts steil. Ohne angemessene Schulung bleibt SharePoint untergenutzt und eine schlechte Investitionsrendite. Tatsächlich besagt dieselbe Studie, dass 40 % der untersuchten Organisationen angeben, dass ihre Implementierung von SharePoint aufgrund schlechter Benutzerschulung (67 %) und Schwierigkeiten bei der Nutzung (65 %) erfolglos war.

Aufgrund schlechter Implementierung und Akzeptanz haben Unternehmen Schwierigkeiten, SharePoint optimal zu nutzen. Wie bereits erwähnt, verwenden viele Unternehmen veraltete Versionen von SharePoint, und solide 29 % wissen nicht einmal, was SharePoint 2016 bietet. Darüber hinaus implementieren viele Unternehmen SharePoint als separate Plattform, ohne Integration in andere Repositories oder Anwendungen. Auch hier minimieren Unternehmen ihre Investitionen, da sie nicht über SharePoint auf dem Laufenden bleiben. Bob Larrivee, VP und Chief Analyst von AIMM, sagte: „Wenn die Leute nicht wissen, was es [SharePoint] bietet, zögern sie möglicherweise, es zu übernehmen. Darüber hinaus haben SharePoint-Implementierungen aufgrund der Zurückhaltung und des Widerstands der Benutzer Stillstände, Verzögerungen und sogar Projektstopps erlebt.“ Aber nicht alle Hoffnung ist für Benutzer verloren, da Unternehmen nun versuchen, SharePoint mit externer Unterstützung besser zu implementieren.

Implementierung mit Online-Schulungstools (Webbasierte Schulungstools)

Die Anzahl der Unternehmen, die SharePoint nutzen, steigt jedes Jahr leicht an, und ein ausgewählter Teil nutzt es als einziges ECM- oder DM-System. Die AIMM-Umfrage zeigt, dass 32 Prozent der Befragten angaben, dass sie planten, die Ausgaben für SharePoint-Drittanbieter-Add-on-Produkte zu erhöhen. SharePoint-Add-on-Produkte, wie Online-Schulungstools, können Unternehmen helfen, die Plattform besser zu verstehen und ihren ROI zu maximieren. Diese Tools, auch bekannt als „digitale Walkthrough-Software“, können traditionelle Schulungsmethoden ersetzen oder sie ergänzen, indem sie personalisierte Webseiten-Anleitungen in Form von Schritt-für-Schritt-Walkthroughs bereitstellen.

Einige Beispiele für bereitgestellte Funktionen:

• Mit der Anleitung einer echten menschlichen Stimme werden Benutzer durch audiovisuelle Walkthroughs, die Benutzer interaktiv anleiten und persönlich ansprechen können, einfach an Bord geholt.
• Visuelle Anleitung ist eine leistungsstarke Funktion, die Benutzern oder Mitarbeitern hilft, einen komplexen Trichter mit visuellen Hinweisen und CSS-Effekten zu erklären und sie durch diesen zu führen.
• Schritt-für-Schritt-Anleitung führt den Benutzer nicht nur, indem sie ihm sagt, was als Nächstes zu tun ist, sondern wartet auch, bis der Benutzer diese spezifische Aufgabe abgeschlossen hat, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.
• Das Suchmenü-Widget ermöglicht es Benutzern, verschiedene Walkthroughs zu durchsuchen und den Walkthrough auszuwählen, den sie starten möchten. Das Suchmenü kann für eine große Anzahl von Walkthroughs in Unterabschnitte unterteilt werden.
• Das Berichts- und Analyse-Dashboard zeigt aggregierte Analysen für jede einzelne Schulungssitzung und verfolgt Konversionsraten, Anzahl der Konversionen, Absprungrate, Verweildauer auf der Seite, CTR, Abschlussrate und mehr.

Diese Lösungen können SharePoint-Benutzern viele Vorteile bieten, da Unternehmen beispielsweise verschiedene Walkthroughs erstellen können, um Benutzer beim Erlernen neuer Funktionen anzuleiten. Wesentliche Unterschiede bei den verschiedenen Schulungstools liegen in den von ihnen bereitgestellten Funktionen, wie z. B. dem Hinzufügen einer echten menschlichen Stimme zusammen mit Anmerkungen. Diese Tools fördern nicht nur den Self-Service und verbessern die Benutzerbindung, sondern reduzieren auch die Kosten, die mit traditionellen Onboarding-Methoden verbunden sind, wenn sie ersetzt werden. Diese nächste Generation von Online-Schulungstools kann problemlos in SharePoint integriert werden, um Benutzern eine Fülle von On-Demand- und geführten Walkthroughs zu ermöglichen, um die Software richtig zu lehren und zu behalten.

Ein Beispiel für Toonimos innovative Online-Schulungsfunktionen, die auf SharePoint funktionieren:

Fazit

Die allumfassende Kollaborationsplattform von Microsoft bietet mehr Funktionen, als man zählen kann. Während dies offensichtliche Vorteile hat, erfordern mehr Funktionen auch mehr Akzeptanz und Schulung, um richtig genutzt zu werden. Microsofts eigene Schulung und Zertifizierung ist bekanntermaßen mangelhaft, was zu der Verwirrung mit SharePoint führt. Darüber hinaus können andere externe Ressourcen kostspielig und ineffektiv sein. „Digitale Walkthrough-Software“ kann helfen, Kosten zu senken und das Benutzerverständnis zu erhöhen, indem sie On-Demand- und geführte Walkthroughs bereitstellt, die die Software ohne externe Hilfe lehren.

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