Como Gerenciar a Mudança com Sucesso na Era Digital
A digitalização das empresas é onipresente hoje em dia. Se as empresas ainda não fizeram a transição online, estão em processo de fazê-lo. Quase todas as empresas em operação hoje, independentemente do setor ou segmento, usam a tecnologia mais atualizada para aproveitar oceanos de dados atualmente gerados por smartphones, sensores, câmeras digitais, dispositivos GPS e várias outras fontes de informação. Esses dados estão sendo gerados no mercado global e entre um crescente grupo de clientes com conhecimento tecnológico.
Infelizmente, recursos financeiros significativos foram investidos em tecnologia de análise, com pouca ou nenhuma melhoria concomitante nos processos de tomada de decisão de empresas e corporações. Uma miríade de organizações implantou redes sociais e wikis populares, com pouco efeito no desempenho operacional. O mesmo se aplica aos nativos digitais. Com muita frequência, a adoção de ferramentas digitais empresariais fica aquém das expectativas. O problema com a implementação desses nativos digitais é que o foco está em grande parte na implantação e não na adoção.
CEOs, CTOs, CIOs e gerentes de negócios estratégicos focam apenas no processo de implementação da mudança, sem facilitar a transição suave e a adoção dessa mudança. Isso dificulta a compreensão do ROI desses investimentos digitais caros. O valor do OCM (Gerenciamento de Mudanças Organizacionais) é encontrado nas sinergias que ele traz para a empresa. Usuários ativamente engajados podem colaborar efetivamente com esses investimentos digitais. Outros aspectos a serem considerados incluem tomada de decisão inteligente, compartilhamento de metodologia de melhores práticas e, finalmente, mudanças comportamentais.
OCM Abraça a Tecnologia para Onboarding
As ferramentas de onboarding e OCM da nova era já estão ganhando força com os gerentes de OCM e gerentes de onboarding. O rápido desenvolvimento das ferramentas de OCM significa que algumas utilizam a tecnologia mais recente, enquanto outras dependem de tecnologia mais antiga. Os planos de Gerenciamento de Mudanças Organizacionais necessitam de planos abrangentes para garantir que as ferramentas certas sejam sempre usadas. As soluções de gerenciamento de mudanças bem-sucedidas precisam ter os seguintes recursos:
- Segmentação Baseada em Regras – Após a implementação de uma nova plataforma para funcionários novos ou existentes, diferentes diretrizes e explicações devem ser exibidas. Uma vez que o Administrador faça login, ele verá todos os guias exclusivos para cada segmento ou grupo de usuários distinto. Outros funcionários ou gerentes verão apenas o que é pertinente ao seu próprio grupo ou segmento.
Um Funcionário com Permissões de Administrador- Orientação em Áudio – As taxas de conclusão de tarefas ou processos individuais são significativamente aprimoradas com a orientação em áudio. As taxas de conclusão e conversão desses processos online altamente complexos são reforçadas pela inclusão de uma voz humana real. Cada funcionário terá um nível diferente de sucesso com orientação por texto versus áudio.
Uma explicação de botão com voz humana real- Widget de Barra de Pesquisa – Os usuários podem selecionar a assistência ou o passo a passo mais apropriado em um banco de dados abrangente de passo a passos interativos. O widget da barra de pesquisa incentiva a auto-resolução de problemas.
Barra de pesquisa para iniciar passo a passos- Editor de Autoatendimento – A funcionalidade de autoatendimento permite o fácil desenvolvimento do plano de onboarding. Os editores de autoatendimento não exigem ajuda profissional de serviços profissionais
Editor de Autoatendimento- Rastreamento e Análise – Melhorias e modificações do seu plano de OCM só são possíveis rastreando Walkthroughs e Touch Points.
Painel de análise e metas de adoção
4 Passos para um OCM (Gerenciamento de Mudanças Organizacionais) Eficaz
Passo #1 - Planejar e Analisar os Requisitos de OCM
Desde o início, é importante comunicar efetivamente a migração para a nova plataforma a todos os usuários. Enquanto eles estiverem usando a plataforma antiga, é essencial fornecer uma explicação concisa e de alto nível da nova plataforma e dos processos. Os usuários precisam ser informados sobre todos os aspectos do plano, incluindo o cronograma para sua implementação. Outras questões a serem consideradas incluem os motivos para implementar o plano e os benefícios inerentes à nova plataforma.
É imperativo estabelecer um prazo razoável para a preparação e execução do plano de migração. Isso requer a definição de uma data para o início do plano de migração. Uma vez que o prazo do plano de migração tenha sido concluído, é importante estabelecer outro período para lidar com recursos e funcionalidades. Obstáculos e problemas precisarão ser identificados durante esta etapa do processo.
A gestão de OCM deve questionar múltiplos aspectos do processo de migração, a fim de desenvolver o plano inicial de OCM. Essas questões incluem o seguinte:
- Segmentação: Quantos funcionários aprenderão a nova plataforma? Será restrito a gerentes de vendas, ou a toda a empresa? Tipicamente, cada grupo de funcionários terá diferentes níveis de permissão concedidos. Cada grupo poderá acessar uma plataforma específica, o que significa que um plano direcionado para cada grupo por regra de trabalho, ou permissão de usuário, deve ser criado. Isso significa que cabe aos gerentes de OCM estruturar um plano para vendas, um plano para o departamento de marketing e um plano para o restante dos funcionários.
- Momento: Qual é o melhor momento para iniciar a migração da plataforma antiga para a nova plataforma? Em outras palavras, quando a migração deve ser lançada? A empresa está passando por um período difícil neste momento? A empresa está experimentando mudanças adicionais além do processo de OCM? Estas são questões extremamente importantes que precisam ser abordadas ao determinar o momento correto do processo de migração.
- Idiomas: A empresa deve lançar vários planos em vários idiomas? Esteja ciente de que as equipes de vendas chinesas não conseguirão entender a versão em inglês do plano de integração.
- Prever Obstáculos: Existem dificuldades e desafios únicos com a nova plataforma? A empresa está totalmente ciente de quaisquer problemas que possam atrapalhar a adoção da nova plataforma? Quais problemas existem atualmente e como devemos priorizar nossa atenção para lidar com esses problemas para o sucesso da implementação do OCM.
Passo #2 - Estabelecendo Metas para uma Transição Bem-Sucedida para a Nova Plataforma
O objetivo de alcançar uma taxa de adoção mais alta para todos os funcionários justifica a compreensão de como medir essa taxa de adoção. No melhor cenário, a gerência e a liderança em nível corporativo geralmente treinam os gerentes na implementação da nova plataforma. Eles introduzem a nova plataforma com aulas frontais que são em grande parte ineficazes e intensivas em suporte. O aumento nas solicitações de suporte para a divisão de TI simplesmente entope o sistema e oferece pouca eficácia no processo. Na maioria das vezes, a gerência em nível corporativo transmite vídeos informativos ou PDFs aos funcionários, na esperança de que eles entendam como o sistema funciona. Infelizmente, esse tipo de metodologia falha em sua questão central: Ensinar os funcionários a usar efetivamente a nova plataforma e resolver problemas por conta própria.
Isso levanta a questão: Como a gerência pode entender se o programa de gerenciamento de mudanças é um sucesso?
Feedback contínuo – Melhorias, Aprimoramentos e Modificações
- O feedback dos usuários é essencial. Isso garante que o programa funcione de forma otimizada em cada etapa do processo.
- Use análises para medir o desempenho e estabelecer metas.
- O processo de controle permite uma avaliação rápida dos objetivos de desempenho. Analise o feedback negativo e faça os ajustes necessários para aprimorar o processo. Tudo isso deve ser feito enquanto o plano está sendo implementado.
A maioria das ferramentas de Gerenciamento de Mudanças Organizacionais (OCM) facilita o feedback. Esses sinais são implementados ao longo do passo a passo. Um exemplo disso é 'curtir' e outros reforços positivos. Também é possível rastrear a taxa de conclusão ou taxa de abandono através do painel de análise para cada um dos passo a passos.
O plano deve ser aprimorado em tempo real, com múltiplas variações de onboarding testadas simultaneamente. À medida que o novo plano é construído, as versões malsucedidas devem ser removidas.
Após um período de tempo definido para o processo de implementação, é importante verificar quantos usuários visualizaram essa página ou iniciaram um passo a passo. Também é essencial registrar quantos passo a passos foram concluídos e se houve algum feedback específico em determinados pontos do passo a passo. A gestão de OCM é aconselhada a verificar a taxa geral de adoção do produto e agir de acordo com esses resultados. O cenário provável é que vários processos online funcionaram efetivamente, enquanto alguns tiveram um desempenho abaixo do ideal.
Como tal, é importante melhorar imediatamente ou reconstruir os novos passo a passos com base no feedback gerado pelos usuários. Em seguida, inicie o processo de rastreamento novamente. As plataformas altamente avançadas disponíveis hoje em dia fornecem todas as informações necessárias em tempo real. Isso significa que os gerentes podem agir decisivamente, em tempo real, para ajustar e melhorar o plano conforme necessário.
Os editores de autoatendimento têm enormes capacidades de economia de tempo. Eles permitem que o gerente construa um novo passo a passo enquanto as modificações estão sendo feitas em tempo real.
Passo #3 – Construa o plano de Migração e Teste-o
Você deve iniciar seu plano com uma explicação em áudio para um usuário iniciante. Isso dá as boas-vindas ao novo usuário e explica os recursos da nova plataforma e os aspectos essenciais do processo de migração.
Graças às ferramentas interativas de Gerenciamento de Mudanças Organizacionais (OCM), é possível criar múltiplos níveis de orientação e explicação:
Tipo 1 – Orientação em Áudio
A orientação em áudio passo a passo também está disponível na plataforma. A orientação em áudio inclui dicas gráficas para instruir o usuário a realizar certas etapas. É dublada com voz humana real e sobreposições ricas em multimídia. Isso inclui botões, setas e outros recursos. É possível combinar um balão de texto com orientação em áudio para instruções claras sobre como concluir tarefas e processos.
Tipo 2 – O Balão de Texto
O recurso de integração mais poderoso é uma orientação interativa passo a passo com um balão de texto. Ele possui recursos interativos completos, o que significa que o usuário pode ver em que ponto do processo ele/ela está. O usuário também poderá entender instruções específicas em um estágio específico do processo. Por exemplo, o usuário pode estar na etapa 4 de 7 em um processo de várias etapas. Ele/ela pode ser solicitado a inserir informações pessoais antes de clicar em um botão apropriado. O passo a passo facilita a entrada de mídia em cada etapa do processo. Cada plataforma apresenta aspectos únicos, mas existem elementos básicos que se aplicam a todas elas.
Tipo 3 – Barra de Pesquisa
O widget da barra de pesquisa é capaz de armazenar vários tipos de passo a passos. Sempre que um usuário precisar de ajuda, ele pode facilmente abrir a barra de pesquisa e navegar pelos tipos exclusivos de passo a passos.
Tipo 4 – Explicação de Áudio Direcionada
Explicações de áudio direcionadas podem ser acionadas para 'pontos de contato' complexos.
Tipo 5 – Bloqueador de Dom
Se o plano de integração contiver um funil sensível e você quiser garantir que o usuário conclua todo o funil, você pode usar um passo a passo restritivo. Isso garante que o usuário será obrigado a cumprir certas tarefas, como concluir certas etapas ou clicar em certos botões.
Esses tipos de recursos são particularmente incômodos para os usuários e precisam ser usados de forma clara e concisa. O usuário deve seguir o protocolo e a orientação para progredir nas etapas.
Hoje em dia, plataformas avançadas de OCM e integração permitem que os gerentes segmentem por grupo de usuários e realizem testes A/B. Existem uma miríade de recursos avançados adicionais usados para otimizar o processo de integração e adaptá-lo a grupos de usuários específicos. Cada uma dessas plataformas apresenta seus próprios atributos exclusivos.
Depois de selecionar o tipo de passo a passo de seu interesse, será possível estabelecer um plano de integração para construir o passo a passo para a plataforma desejada. É importante diversificar entre diferentes passo a passos para ver qual funciona melhor.
Uma vez que o plano de integração tenha sido finalizado, é essencial testá-lo em um pequeno grupo de controle. Isso deve ser feito antes do lançamento principal para os funcionários da empresa. Dessa forma, você pode garantir que ele esteja funcionando efetivamente.
Passo #4 – Implemente o Plano e Monitore-o Efetivamente
É necessário selecionar a data certa para implementar seu plano. Certifique-se de que a data de implementação não esteja agendada para o final da semana de trabalho. Também é importante que a implementação do plano se encaixe no momento preciso em que a maioria dos funcionários está presente na empresa. Devem ser definidos horários para cada etapa do processo. Ao avaliar a implementação do plano após o lançamento inicial, verifique se houve algum impedimento no caminho.
Colete todo o feedback necessário e implemente os passo a passos atualizados para seus funcionários ou grupo de controle. É importante verificar qual passo a passo gerou o maior nível de engajamento entre os usuários. Por outro lado, qual passo a passo foi menos favorável para os usuários? Em seguida, estabeleça outro período para rastrear todas as mudanças necessárias que foram feitas e monitore a adoção da nova plataforma. Uma vez concluído, use o feedback para decidir se é necessário tempo adicional de integração. Se tudo correr conforme o planejado, resuma os detalhes do programa e faça um julgamento sobre seu sucesso ou fracasso.
A função de suporte pode ser mantida em sua nova plataforma, deixando o widget da barra de pesquisa como uma ferramenta eficaz de autoatendimento. Você também pode comunicar novos recursos da plataforma com o widget da barra de pesquisa.
Conclusão
Pela nossa experiência, escolher a plataforma certa para integrar seus funcionários através da migração de software pode maximizar seu investimento em relação à nova plataforma e pode reduzir a rotatividade de funcionários ao mínimo. Antes de adotar mudanças de gerenciamento, tente minimizar riscos e evitar obstáculos pesquisando e aprendendo mais sobre as várias plataformas existentes.
