Cos'è esattamente SharePoint?

Fonte: Microsoft

Descrivere SharePoint in un breve riassunto è difficile a causa della moltitudine di funzionalità che ospita. In sostanza, SharePoint è una piattaforma online che offre gestione dei contenuti aziendali, gestione dei documenti e può essere utilizzata come intranet. Tipicamente SharePoint è utilizzato come piattaforma di groupware in quanto consente la collaborazione di gruppo su documenti, la condivisione e l'hosting di file, l'accesso a contenuti e applicazioni aziendali e molto altro ancora.

La piattaforma è disponibile in versione server, con SharePoint 2016 come ultima versione, o in versione online, sia basata su cloud che inclusa in Microsoft Office 365. Nonostante ciò, SharePoint 2013 sembra essere l'edizione più utilizzata, con il più datato SharePoint 2010 che si posiziona al secondo posto. SharePoint è così 'rilevante' che attualmente conta oltre 160 milioni di utenti. Tuttavia, come tutti i grandi prodotti, anche SharePoint ha la sua parte di difetti.

Difetti di SharePoint

Hai notato come 'rilevante' sia stato scritto tra virgolette? Questo perché, sebbene SharePoint sia certamente rilevante nel mondo odierno delle piattaforme online, non è molto popolare tra gli utenti. Il 58% degli intervistati in questa ricerca di mercato AIMM afferma che l'adozione da parte degli utenti in SharePoint rimane un problema a causa di una formazione scarsa o inadeguata e della mancanza di supporto gestionale. A causa delle ampie funzionalità di supporto di SharePoint, esiste una curva di apprendimento ripida per comprendere e utilizzare correttamente il prodotto. Senza una formazione adeguata, SharePoint rimane sottoutilizzato e un cattivo ritorno sull'investimento. Infatti, la stessa ricerca ha citato che il 40% delle organizzazioni studiate afferma che la loro implementazione di SharePoint non ha avuto successo a causa di una scarsa formazione degli utenti (67%) e della difficoltà di utilizzo (65%).

A causa di una scarsa implementazione e adozione, le aziende faticano a utilizzare SharePoint al massimo dei loro benefici. Come menzionato in precedenza, molte aziende utilizzano versioni obsolete di SharePoint e un solido 29% non è nemmeno a conoscenza di ciò che SharePoint 2016 offre. Non solo, ma molte aziende implementano SharePoint anche come piattaforma separata, senza integrazione con altri repository o applicazioni. Ancora una volta, poiché le aziende non rimangono aggiornate su SharePoint, stanno minimizzando il loro investimento. Il vicepresidente e capo analista di AIMM, Bob Larrivee, ha dichiarato: “Se le persone non sanno cosa offre [SharePoint], potrebbero essere lente ad adottarlo. Inoltre, le implementazioni di SharePoint hanno subito interruzioni, ritardi e persino blocchi nei progetti a causa della riluttanza e della resistenza degli utenti.” Ma non tutta la speranza è persa per gli utenti, poiché le aziende stanno ora cercando di implementare SharePoint meglio con assistenza esterna.

Implementazione con strumenti di formazione online (strumenti di formazione basati sul web)

Il numero di aziende che utilizzano SharePoint aumenta leggermente ogni anno e una parte selezionata lo utilizza come unico sistema ECM o DM. Il sondaggio AIMM mostra che il 32% degli intervistati ha indicato di voler aumentare la spesa per prodotti aggiuntivi di terze parti per SharePoint. I prodotti aggiuntivi di SharePoint, come gli strumenti di formazione online, possono aiutare le aziende a comprendere meglio la piattaforma e a massimizzare il loro ROI. Questi strumenti, noti anche come “software di walkthrough digitale”, possono sostituire i metodi di formazione tradizionali o lavorare al loro fianco fornendo una guida personalizzata alla pagina web sotto forma di walkthrough passo-passo.

Alcuni esempi di funzionalità fornite:

• Con la guida di una Voce Umana Reale, gli utenti vengono facilmente introdotti tramite walkthrough audiovisivi che guidano interattivamente gli utenti e possono rivolgersi a loro personalmente.
• La Guida Visiva è una potente funzionalità che aiuta a spiegare e guidare utenti o dipendenti attraverso un funnel complesso con segnali visivi ed effetti CSS.
• La Guida Passo-Passo non solo guida l'utente dicendogli cosa fare dopo, ma attenderà anche che l'utente completi quel compito specifico per passare al passo successivo.
• Il Widget del Menu di Ricerca consente agli utenti di sfogliare diversi walkthrough e selezionare quello che desiderano avviare. Il menu di ricerca può essere diviso in sottosezioni per un gran numero di walkthrough.
• Il Dashboard di Reporting e Analisi mostra le analisi aggregate per ogni singola sessione di formazione e traccia i tassi di conversione, il numero di conversioni, il bounce rate, il tempo sulla pagina, il CTR, il tasso di completamento e altro ancora.

Queste soluzioni possono fornire molti vantaggi agli utenti di SharePoint, ad esempio, le aziende possono creare diversi walkthrough per guidare gli utenti nell'apprendimento di nuove funzionalità. Le differenze chiave tra i vari strumenti di formazione risiedono nelle funzionalità che offrono, come l'aggiunta di una voce umana reale insieme alle annotazioni. Questi strumenti non solo incoraggiano il self-service e migliorano l'engagement degli utenti, ma riducono anche i costi associati ai metodi di onboarding tradizionali se sostituiti. Questa prossima generazione di strumenti di formazione online può essere facilmente integrata con SharePoint per fornire agli utenti una pletora di walkthrough guidati e on-demand per insegnare e mantenere correttamente il software.

Un esempio delle innovative funzionalità di formazione online di Toonimo che operano su SharePoint:

Conclusione

La piattaforma collaborativa all-inclusive di Microsoft offre più funzionalità di quante se ne possano contare. Sebbene ciò abbia i suoi ovvi vantaggi, più funzionalità richiedono anche maggiore adozione e formazione per essere utilizzate correttamente. La formazione e la certificazione di Microsoft sono note per essere poco brillanti, il che porta alla confusione con SharePoint. Inoltre, altre risorse esterne possono essere costose e inefficaci. Il “software di walkthrough digitale” può aiutare a ridurre i costi e aumentare la comprensione degli utenti fornendo walkthrough guidati e on-demand che aiutano a insegnare il software senza la necessità di alcuna assistenza esterna.

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