ما هو SharePoint بالضبط؟

المصدر: Microsoft

يصعب وصف SharePoint في ملخص قصير بسبب العدد الكبير من الميزات التي يستضيفها. في جوهره، SharePoint عبارة عن منصة عبر الإنترنت تقدم إدارة محتوى المؤسسة، وإدارة المستندات، ويمكن استخدامها كشبكة داخلية (إنترانت). عادةً ما يُستخدم SharePoint كمنصة برمجيات جماعية حيث يسمح بالتعاون الجماعي في المستندات، ومشاركة الملفات واستضافتها، والوصول إلى محتوى وتطبيقات المؤسسة، وغير ذلك الكثير.

المنصة متاحة في شكل خادم مع SharePoint 2016 كأحدث إصدار أو في شكل عبر الإنترنت إما كإصدار قائم على السحابة أو مجمع مع Microsoft Office 365. على الرغم من ذلك، يبدو أن SharePoint 2013 هو الإصدار الأكثر استخدامًا مع SharePoint 2010 القديم الذي يأتي في المرتبة الثانية. SharePoint "ذو صلة" لدرجة أن هناك حاليًا أكثر من 160 مليون مستخدم. على الرغم من أنه مثل جميع المنتجات الرائعة، فإن SharePoint لديه أيضًا نصيبه من العيوب.

عيوب SharePoint

هل لاحظت كيف كُتبت كلمة "ذو صلة" بين علامتي اقتباس؟ هذا لأنه على الرغم من أن SharePoint ذو صلة بالتأكيد في عالم المنصات عبر الإنترنت اليوم، إلا أنه ليس شائعًا جدًا بين المستخدمين. يزعم 58% من المشاركين في استطلاع AIMM Market Research أن تبني المستخدمين لـ SharePoint لا يزال يمثل مشكلة بسبب التدريب الضعيف أو غير الكافي ونقص دعم الإدارة. بسبب ميزات دعم SharePoint الشاملة، هناك منحنى تعليمي حاد لفهم المنتج واستخدامه بشكل صحيح. بدون تدريب مناسب، يظل SharePoint غير مستغل بشكل كافٍ وعائدًا سيئًا على الاستثمار. في الواقع، ذكر البحث نفسه أن 40% من المنظمات التي تمت دراستها تقول إن تطبيقها لـ SharePoint كان غير ناجح بسبب ضعف تدريب المستخدمين (67%) وصعوبة الاستخدام (65%).

بسبب ضعف التنفيذ والتبني، تكافح الشركات لاستخدام SharePoint لتحقيق أقصى فائدة. كما ذكرنا سابقًا، تستخدم العديد من الشركات إصدارات قديمة من SharePoint و 29% لا يدركون حتى ما يقدمه SharePoint 2016. ليس هذا فحسب، بل تقوم العديد من الشركات أيضًا بتطبيق SharePoint كمنصة منفصلة، دون دمجها مع مستودعات أو تطبيقات أخرى. مرة أخرى، نظرًا لأن الشركات لا تظل محدثة بشأن SharePoint، فإنها تقلل من استثماراتها. قال بوب لاريڤي، نائب الرئيس وكبير المحللين في AIMM: "إذا لم يعرف الناس ما يقدمه [SharePoint]، فقد يكونون بطيئين في التبني. بالإضافة إلى ذلك، شهدت تطبيقات SharePoint توقفات وتأخيرات وحتى توقفات في المشاريع بسبب تردد المستخدمين ومقاومتهم." لكن الأمل لم يضع بالكامل للمستخدمين حيث تتطلع الشركات الآن إلى تطبيق SharePoint بشكل أفضل بمساعدة خارجية.

التنفيذ باستخدام أدوات التدريب عبر الإنترنت (أدوات التدريب المستندة إلى الويب)

يزداد عدد الشركات التي تستخدم SharePoint بشكل طفيف مع كل عام، ويستخدم جزء مختار منها كـ ECM أو نظام DM الوحيد لديهم. يُظهر استطلاع AIMM أن 32 بالمائة من المستجيبين أشاروا إلى أنهم خططوا لزيادة الإنفاق على منتجات SharePoint الإضافية من طرف ثالث. يمكن لمنتجات SharePoint الإضافية، مثل أدوات التدريب عبر الإنترنت، أن تساعد الشركات على تحقيق أقصى استفادة من المنصة وزيادة عائد استثمارها. يمكن لهذه الأدوات، المعروفة أيضًا باسم "برامج الإرشادات الرقمية"، أن تحل محل طرق التدريب التقليدية أو تعمل جنبًا إلى جنب معها من خلال توفير إرشادات مخصصة لصفحات الويب في شكل إرشادات خطوة بخطوة.

بعض الأمثلة على الميزات المقدمة:

• بتوجيه من صوت بشري حقيقي، يتم إعداد المستخدمين بسهولة من خلال إرشادات سمعية بصرية توجه المستخدمين بشكل تفاعلي ويمكنها مخاطبتهم شخصيًا.
• التوجيه البصري هو ميزة قوية تساعد في شرح وتوجيه المستخدمين أو الموظفين عبر مسار معقد باستخدام إشارات مرئية وتأثيرات CSS.
• التوجيه خطوة بخطوة لا يوجه المستخدم فقط بإخباره بما يجب فعله بعد ذلك، بل ينتظر أيضًا حتى يكمل المستخدم تلك المهمة المحددة للمتابعة إلى الخطوة التالية.
• تمنح أداة قائمة البحث المستخدمين القدرة على تصفح الإرشادات المختلفة واختيار الإرشاد الذي يرغبون في بدئه. يمكن تقسيم قائمة البحث إلى أقسام فرعية لكمية كبيرة من الإرشادات.
• تُظهر لوحة معلومات التقارير والتحليلات تحليلات مجمعة لكل جلسة تدريب فردية وتتبع معدلات التحويل، وعدد التحويلات، ومعدل الارتداد، والوقت المستغرق في الصفحة، ونسبة النقر إلى الظهور (CTR)، ومعدل الإكمال، والمزيد.

يمكن لهذه الحلول أن توفر العديد من الفوائد لمستخدمي SharePoint، فعلى سبيل المثال، يمكن للشركات إنشاء إرشادات مختلفة لتوجيه المستخدمين لتعلم ميزات جديدة. تكمن الاختلافات الرئيسية في أدوات التدريب المختلفة في الميزات التي توفرها، مثل إضافة صوت بشري حقيقي جنبًا إلى جنب مع التعليقات التوضيحية. لا تشجع هذه الأدوات الخدمة الذاتية وتحسن تفاعل المستخدم فحسب، بل تقلل أيضًا التكاليف المرتبطة بأساليب الإعداد التقليدية إذا تم استبدالها. يمكن دمج هذه الجيل التالي من أدوات التدريب عبر الإنترنت بسهولة مع SharePoint لمنح المستخدمين مجموعة كبيرة من الإرشادات الموجهة حسب الطلب لتعليم البرنامج والاحتفاظ به بشكل صحيح.

مثال على ميزات تدريب Toonimo المبتكرة عبر الإنترنت التي تعمل على SharePoint:

الخاتمة

تقدم منصة Microsoft التعاونية الشاملة ميزات أكثر مما يمكن عده. بينما يتمتع هذا بمزاياه الواضحة، تتطلب الميزات الإضافية أيضًا المزيد من التبني والتدريب لاستخدامها بشكل صحيح. يُعرف تدريب وشهادة Microsoft الخاصة بأنها باهتة، وهو ما يؤدي إلى الارتباك مع SharePoint. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون الموارد الخارجية الأخرى مكلفة وغير فعالة. يمكن لـ "برامج الإرشادات الرقمية" أن تساعد في تقليل التكاليف وزيادة فهم المستخدم من خلال توفير إرشادات موجهة حسب الطلب تساعد في تعليم البرنامج دون الحاجة إلى أي مساعدة خارجية.

‍