كيفية تبسيط تطبيق Workday

تقدم Workday حلاً قويًا في إدارة رأس المال البشري وتطبيقات الإدارة المالية وما إلى ذلك. يمكن أن يمكّن حل Workday إدارة الموارد البشرية والإدارة المالية في الشركات النامية. كونها واحدة من أولى شركات SaaS، تشتهر Workday بخطتها المتينة لتكامل التنفيذ. من خلال الخبرة الواسعة، من المعروف مدى أهمية وجود خطة تنفيذ خالية من العيوب لزيادة الاستثمارات والحصول على أقصى استفادة من المنصة. سيتناول المنشور التالي ما يجب تجنبه وما يجب على مديري المنتجات الانتباه إليه.

العمل معًا

مشكلة كبيرة تواجهها العديد من الشركات باستمرار عند دمج Workday هي أنها لا تستخدم البرنامج بالكامل. يمكن لـ Workday التفاعل مع العديد من المجالات الوظيفية داخل الشركات التي لا يتم الاستفادة منها. في معظم الحالات، توجد مشكلات تنظيمية داخل الشركة. العديد من أعضاء الفريق ليسوا متعلمين بالكامل، لذا فهم لا يفهمون وظائف Workday على مستوى أعمق.
FVFV
نصيحة لعملاء Workday المستقبليين، لتحقيق تنفيذ سلس، يجب تعيين دور لكل عضو في الفريق. حدد من البداية عدد الساعات المطلوبة من كل عضو في الفريق والتي تشمل الدورات التدريبية والالتزام الإضافي وساعات العمل الطويلة.

سيسمح ذلك لأعضاء الفريق بالعمل بكفاءة أكبر ومنع التأخير في المواعيد النهائية. العمل معًا هو المفتاح لإنشاء تنفيذ ناجح. بالإضافة إلى ذلك، لدى Workday سياسة تجبر العملاء على شراء أرصدة تدريب كجزء من عمليات التنفيذ، استخدمها بحكمة، وخصص وقتًا حرًا لأعضاء الفريق لاستخدام أرصدة التدريب والحصول على فهم أفضل للمنصة.

توثيق العمليات المعقدة

تميل الكثير من الشركات إلى نسيان تعقيدات عملية التنفيذ، فـ Workday يصعب فهمها تمامًا. إنهم لا يأخذون في الاعتبار الحمل الزائد للمعلومات ولا يأخذون الوقت الكافي لتوثيق الخطوات اللازمة لتكوين Workday، وبالتالي عندما يضيع أعضاء الفريق، لا يجدون شيئًا يساعدهم في التوجيه.

عندما يقوم مديرو المنتجات بإنشاء التنفيذ للمنصة، من المهم توثيق العمليات المعقدة، وبالتالي ستكون هذه المعلومات متاحة للجميع. لا يهم إذا كان التغيير كبيرًا أو صغيرًا؛ قم بتسجيله بقائمة من الأسباب. على سبيل المثال، إذا غير مدير المنتج منصبه أو غادر الشركة، فباستخدام أدوات الإعداد التفاعلية، يمكن للموظف البديل تعلم كيفية تشغيل المنصة بسرعة كبيرة مع وجود العملية بأكملها عبر الإنترنت في "شريط معرفة الدعم". يجب توثيق البيانات الهامة خارج الأداة، وهذا يمكن أن يساعد الشركة على فهم أفضل للاستراتيجيات التي يمكن استخدامها كمرجع مستقبلي.

التخطيط المسبق

تميل الشركات التي تستخدم Workday إلى التغيير عندما لا تلتزم بموعدها النهائي الأولي. ينتهي بهم الأمر بتأجيل تنفيذهم بسبب إهمالهم لبعض مجالات سير العمل، مثل إعداد التقارير والتدريب. يمكن أن يخلق هذا قدرًا كبيرًا من الضغط على الموظفين وكذلك على سمعة الشركة.
نوصي الشركات التي تستخدم Workday بالتخطيط المسبق، مما يعني تحديد الأهداف والتواريخ. تأكد من الاهتمام بكل قطاع من فريق التنفيذ. قدم اهتمامًا إضافيًا للفريق الفني، وتأكد من فهمهم لما يجب القيام به، واجعل الوصول إلى الهدف الأولي أولوية.

التنفيذ المكتفي ذاتيًا

سبب آخر لفشل الشركات في الالتزام بالمواعيد النهائية في فترة زمنية قصيرة هو استخدامها لتجار خارجيين لإنشاء وبناء أنظمة التكامل. يمكن أن يخلق هذا فجوة هائلة في التصميم التنظيمي وتحويل البيانات الهامة التي يمكن أن تعرض التنفيذ للخطر.

نصيحتنا هي وضع خطة تكامل معرفية مبكرًا. وظّف فريقًا من الخبراء ليكون مسؤولاً عن تعديل وتشغيل عمليات التكامل وفقًا لذلك. من المهم أن تكون استباقيًا وتحدد المتطلبات، خاصة في مجال البيانات والتحويل والتحقق.
بالإضافة إلى ذلك، عند توظيف شريك لتشغيل تكامل التنفيذ، ابحث عن الأفراد الذين لديهم توصيات جيدة من شركات أخرى. تكلفة الخبير الذي يعرف الوصف الوظيفي تستحق الرسوم الإضافية؛ تأكد من أن الشريك الجديد يعمل مع نفس عدد المستخدمين في شركتك، وليس أقل. اطلب من الشريك الجديد الحضور إلى المكتب بانتظام، وقم بإعداد قائمة بسيناريوهات الأعمال / دراسات الحالة التي تحتاج إلى أتمتة في تكاملات Workday قبل بدء المشاريع. التخطيط المسبق هو أفضل طريقة لتجنب المشاكل.

الدعم في الوقت الفعلي

يقدم سوق اليوم العديد من الخيارات المتقدمة لأدوات الإعداد والدعم عبر الإنترنت. يساعد هذا الشركات على تبسيط عملية التنفيذ والتدريب للمنصات الجديدة المشابهة لـ Workday، والتي تقدم أيضًا دعمًا في الوقت الفعلي لكل مستخدم جديد.
مثال على ذلك Toonimo؛ يستخدم Toonimo صوتًا بشريًا حقيقيًا للتوجيه مع جولة تفاعلية خطوة بخطوة. تساعد هذه الأدوات الشركات على تنفيذ واعتماد برامج جديدة. باستخدام Toonimo، يمكن للشركات تخصيص خطة توجيه. علاوة على ذلك، يمكن لكل مسمى وظيفي أن يكون لديه خطة مخصصة تلقائيًا مصممة خصيصًا للمجال المهني المحدد.

انظر المثال أدناه لخطة إعداد تفاعلية:

تحديث البيانات

خطأ متكرر ترتكبه الشركات عند تشغيل نظام Workday هو أنها لا تقوم بتحديث البيانات. يمكن أن يخلق هذا مشكلات أعمق في الوظائف ومستوى الكفاءة في التنفيذ. يمكن أن يتسبب في أن يصبح وقت التحميل مستهلكًا جدًا للوقت. نظام التنفيذ لا يكون جيدًا إلا بقدر المعلومات المخزنة فيه. تقع مسؤولية قائد الفريق في تحديد كيفية استخدام Workday.
نوصي بشدة الشركات التي تستخدم Workday بتحديث البيانات دائمًا وإزالة المعلومات الإضافية. بالإضافة إلى ذلك، تصفية البيانات التي لم تعد هناك حاجة إليها على أساس شهري.

عملية الاختبار

عند استخدام تنفيذ Workday لأول مرة، قد تكون هناك مخاطر عالية. قد تكون قدرات ووظائف البرنامج صعبة الفهم من الإعداد. بدلاً من الاعتماد على الاختبارات والسيناريوهات القياسية، قم ببناء سيناريو Workday لكي يأخذ النظام في الاعتبار جميع تعقيدات المنظمة.
لتجنب الأخطاء المستقبلية، نقترح على الشركات اختبار عمليات التنفيذ عدة مرات، وإشراك جميع الموارد والوظائف الفنية. حتى لو كان الإصدار النهائي يبدو مثاليًا، اختبره مرة أخرى. قد تكون هناك مشكلات إضافية في الوظائف تم تجاهلها. يحدث هذا بشكل متكرر نظرًا لأن العديد من الشركات لديها مواعيد نهائية ضيقة، وبالتالي تطلق منتجاتها دون إتقان عمليات التنفيذ.

ما بعد البث المباشر

لسوء الحظ، لا تعطي الشركات الأولوية للمشكلات المحتملة التي تتكرر بعد البث المباشر. في العديد من المنظمات، لا يوجد أعضاء فريق منظمون يعملون معًا بعد البث المباشر لضمان سير كل شيء بسلاسة. التنسيق هو العامل الرئيسي لفرق العمل للاستجابة لأي حجم من التذاكر، مما يتيح حلًا سريعًا وعملاء سعداء.
لا يمكننا التأكيد بما فيه الكفاية على مدى أهمية أن يعطي مديرو المنتجات والمطورون الأولوية للاستجابة السريعة للمشكلات التي تحدث بعد البث المباشر. يوصى بالتخطيط المسبق وأن تكون نشطًا دائمًا قبل البث المباشر.

الدروس المستفادة

بشكل عام، أثبتت Workday كفاءتها في مساعدة الشركات على تحسين الموارد، واحتضان التغييرات، والعمل بصور كاملة ومستخدمين مشاركين. علاوة على ذلك، بناءً على بحثنا وخبرتنا، فإن إشراك الفريق الفني في تنفيذ Workday من اليوم الأول هو أفضل ممارسة. ومع ذلك، من الواضح أن العديد من الشركات تواجه مشكلات فيما يتعلق بكيفية الاستفادة من Workday إلى أقصى حد.
من المهم جدًا أن يعمل الفريق بأكمله معًا كمجموعة وتثقيف أعضاء الفريق الجدد. نوصي بشدة بالمنهجية؛ إنها مفتاح النجاح في أي ظرف من الظروف.

‍