Come gestire il cambiamento con successo nell'era digitale

La digitalizzazione delle aziende è pervasiva al giorno d'oggi. Se le aziende non sono ancora passate online, sono in procinto di farlo. Quasi ogni impresa oggi operativa, indipendentemente dal settore, utilizza la tecnologia più aggiornata per sfruttare gli oceani di dati attualmente generati da smartphone, sensori, fotocamere digitali, dispositivi GPS e molte altre fonti di informazione. Questi dati vengono elaborati nel mercato globale e tra un crescente numero di clienti esperti di tecnologia.

Sfortunatamente, risorse finanziarie significative sono state investite nella tecnologia di analisi, con scarso o nessun miglioramento concomitante nei processi decisionali delle aziende e delle corporazioni. Una miriade di organizzazioni ha implementato popolari social network e wiki, con scarso effetto sulle prestazioni operative. Lo stesso vale per i nativi digitali. Troppo spesso, l'adozione di strumenti digitali aziendali non soddisfa le aspettative. Il problema con l'implementazione di questi nativi digitali è che l'attenzione è in gran parte rivolta all'implementazione e non all'adozione.

CEO, CTO, CIO e manager aziendali strategici si concentrano esclusivamente sul processo di implementazione del cambiamento, senza facilitare la transizione e l'adozione fluide di tale cambiamento. Ciò rende difficile comprendere il ROI di questi costosi investimenti digitali. Il valore dell'OCM (Organizational Change Management) si trova nelle sinergie che apporta all'azienda. Gli utenti attivamente coinvolti possono collaborare efficacemente con questi investimenti digitali. Altri aspetti da considerare includono il processo decisionale intelligente, la condivisione di metodologie di best practice e, in ultima analisi, i cambiamenti comportamentali.

L'OCM abbraccia la tecnologia per l'onboarding

Gli strumenti di onboarding e OCM di nuova generazione stanno già guadagnando terreno tra i manager OCM e i manager dell'onboarding. Il rapido sviluppo degli strumenti OCM significa che alcuni utilizzano la tecnologia più recente mentre altri si affidano a tecnologie più vecchie. I piani di Organizational Change Management necessitano di piani completi per garantire che vengano sempre utilizzati gli strumenti giusti. Le soluzioni di gestione del cambiamento di successo devono avere le seguenti caratteristiche:

• Segmentazione basata su regole – All'implementazione di una nuova piattaforma per dipendenti nuovi o esistenti, devono essere visualizzate diverse linee guida e spiegazioni. Una volta che l'amministratore effettua l'accesso, vedrà tutti i walkthrough unici per ogni segmento o gruppo di utenti distinto. Altri dipendenti o manager vedranno solo ciò che è pertinente al proprio gruppo o segmento.
  
  

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  Un dipendente con permessi di amministratore
  
• Guida audio – I tassi di completamento delle singole attività o processi sono significativamente migliorati con la guida audio. I tassi di completamento e conversione di questi processi online altamente complessi sono rafforzati dall'inclusione di una vera voce umana. Ogni dipendente differirà nel livello di successo che avrà con la guida testuale rispetto a quella audio.
  
  

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  Una vera spiegazione del pulsante con voce umana
• Widget barra di ricerca – Gli utenti possono selezionare l'assistenza o il walkthrough più appropriato da un database completo di walkthrough interattivi. Il widget della barra di ricerca incoraggia l'auto-risoluzione dei problemi.
  
  

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  Barra di ricerca per avviare i walkthrough
• Editor self-service – La funzionalità self-service consente lo sviluppo facile del piano di onboarding. Gli editor self-service non richiedono l'aiuto professionale da servizi professionali
  
  

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  Editor self-service
• Tracciamento e analisi – Miglioramenti e modifiche del tuo piano OCM sono possibili solo tracciando i Walkthrough e i Touch Point.
  
  

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  Dashboard degli obiettivi di analisi e adozione

4 Passi per un OCM (Gestione del cambiamento organizzativo) efficace

Passo #1 - Pianificare e analizzare i requisiti OCM

Fin dall'inizio, è importante comunicare efficacemente la migrazione alla nuova piattaforma a tutti gli utenti. Mentre utilizzano la vecchia piattaforma, è essenziale fornire una spiegazione concisa e di alto livello della nuova piattaforma e dei processi. Gli utenti devono essere informati di tutti gli aspetti del piano, inclusa la tempistica per la sua implementazione. Altri aspetti da considerare includono le ragioni per l'implementazione del piano e i benefici intrinseci della nuova piattaforma.

È imperativo stabilire un lasso di tempo ragionevole per la preparazione e l'esecuzione del piano di migrazione. Ciò richiede la fissazione di una data per l'inizio del piano di migrazione. Una volta completato il lasso di tempo del piano di migrazione, è importante stabilire un altro periodo di tempo per affrontare le funzionalità. Ostacoli e problemi dovranno essere identificati durante questa fase del processo.

La gestione OCM dovrebbe interrogarsi su molteplici aspetti del processo di migrazione, al fine di sviluppare il piano OCM iniziale. Questi aspetti includono i seguenti:

1. Segmentazione: Quanti dipendenti impareranno la nuova piattaforma? Sarà limitato ai responsabili delle vendite o all'intera azienda? Tipicamente, ogni gruppo di dipendenti avrà diversi livelli di permessi concessi. Ogni gruppo sarà in grado di accedere a una piattaforma specifica, il che significa che deve essere creato un piano mirato per ogni gruppo in base al ruolo o al permesso dell'utente. Ciò significa che spetta ai manager OCM strutturare un piano per le vendite, un piano per il reparto marketing e un piano per il resto dei dipendenti.
2. Tempistica: Qual è il momento migliore per avviare la migrazione dalla vecchia piattaforma alla nuova piattaforma? In altre parole, quando dovrebbe essere lanciata la migrazione? L'azienda sta attraversando un periodo difficile in questo momento? L'azienda sta vivendo cambiamenti aggiuntivi oltre al processo OCM? Questi sono problemi estremamente importanti che devono essere affrontati quando si determina la tempistica corretta del processo di migrazione.
3. Lingue: L'azienda dovrebbe lanciare più piani in più lingue? Si tenga presente che i team di vendita cinesi non saranno in grado di comprendere la versione inglese del piano di onboarding.
4. Prevedere gli ostacoli: Ci sono difficoltà e sfide uniche con la nuova piattaforma? L'azienda è pienamente consapevole di eventuali problemi che potrebbero ostacolare l'adozione della nuova piattaforma? Quali problemi esistono attualmente e come dovremmo dare priorità alla nostra attenzione per affrontare tali problemi per il successo del lancio dell'OCM.

Passo #2 - Stabilire gli obiettivi per una transizione di successo alla nuova piattaforma

L'obiettivo di raggiungere un tasso di adozione più elevato per tutti i dipendenti richiede una comprensione di come misurare tale tasso di adozione. Nel migliore dei casi, la direzione e la leadership a livello aziendale di solito formano i manager sull'implementazione della nuova piattaforma. Introducono la nuova piattaforma con lezioni frontali che sono in gran parte inefficaci e richiedono un supporto intensivo. L'aumento delle richieste di supporto per la divisione IT intasa semplicemente il sistema e fornisce poca efficacia nel processo. La maggior parte delle volte, la direzione a livello aziendale trasmette video informativi o PDF ai dipendenti, nella speranza che comprendano come funziona il sistema. Sfortunatamente, questo tipo di metodologia fallisce nel suo problema centrale: insegnare ai dipendenti come utilizzare efficacemente la nuova piattaforma e risolvere i problemi da soli.

Questo solleva la domanda: Come può la direzione capire se il programma di gestione del cambiamento è un successo?

Feedback continuo – Miglioramenti, potenziamenti e modifiche

• Il feedback degli utenti è essenziale. Ciò garantisce che il programma funzioni in modo ottimale in ogni fase del processo.
  
• Utilizzare l'analisi per misurare le prestazioni e stabilire gli obiettivi.
  
• Il processo di controllo consente una rapida valutazione degli obiettivi di performance. Analizzare il feedback negativo e apportare le modifiche necessarie per migliorare il processo. Tutto ciò dovrebbe essere fatto mentre il piano viene implementato.
  

La maggior parte degli strumenti di gestione del cambiamento organizzativo (OCM) facilita il feedback. Questi segnali vengono implementati lungo il walkthrough. Un esempio di ciò è il