Wie man Change Management im digitalen Zeitalter erfolgreich umsetzt
Die Digitalisierung von Unternehmen ist heutzutage allgegenwärtig. Wenn Unternehmen noch nicht online umgestellt haben, sind sie dabei, dies zu tun. Fast jedes heute tätige Unternehmen, unabhängig von Branche oder Sektor, nutzt die modernste Technologie, um die riesigen Datenmengen zu nutzen, die derzeit von Smartphones, Sensoren, Digitalkameras, GPS-Geräten und zahlreichen anderen Informationsquellen generiert werden. Diese Daten werden auf dem globalen Markt und unter einer wachsenden Zahl technikaffiner Kunden erzeugt.
Leider wurden erhebliche finanzielle Mittel in Analysetechnologien investiert, mit wenig oder keiner gleichzeitigen Verbesserung der Entscheidungsprozesse von Unternehmen und Konzernen. Eine Vielzahl von Organisationen hat beliebte soziale Netzwerke und Wikis eingesetzt, mit geringem Einfluss auf die operative Leistung. Ähnliches gilt für digitale Natives. Allzu oft bleibt die Einführung digitaler Unternehmenstools hinter den Erwartungen zurück. Das Problem bei der Implementierung dieser digitalen Natives ist, dass der Fokus hauptsächlich auf der Bereitstellung und nicht auf der Akzeptanz liegt.
CEOs, CTOs, CIOs und strategische Geschäftsmanager konzentrieren sich ausschließlich auf den Prozess der Implementierung von Veränderungen, ohne den reibungslosen Übergang und die Akzeptanz dieser Veränderungen zu erleichtern. Dies erschwert es, den ROI dieser kostspieligen digitalen Investitionen zu verstehen. Der Wert von OCM (Organizational Change Management) liegt in den Synergien, die es dem Unternehmen bringt. Aktiv engagierte Benutzer können effektiv mit diesen digitalen Investitionen zusammenarbeiten. Weitere zu berücksichtigende Aspekte sind intelligente Entscheidungsfindung, der Austausch von Best-Practice-Methoden und letztendlich Verhaltensänderungen.
OCM nutzt Technologie für das Onboarding
Neue Onboarding- und OCM-Tools gewinnen bereits bei OCM-Managern und Onboarding-Managern an Bedeutung. Die rasante Entwicklung von OCM-Tools bedeutet, dass einige die neueste Technologie nutzen, während andere auf ältere Technologie angewiesen sind. Pläne für das Organizational Change Management erfordern umfassende Pläne, um sicherzustellen, dass immer die richtigen Tools verwendet werden. Erfolgreiche Change-Management-Lösungen müssen die folgenden Funktionen aufweisen:
- Regelbasierte Segmentierung – Bei der Implementierung einer neuen Plattform für neue oder bestehende Mitarbeiter müssen unterschiedliche Richtlinien und Erklärungen angezeigt werden. Sobald sich der Administrator anmeldet, sieht er alle einzigartigen Anleitungen für jedes einzelne Segment oder jede Benutzergruppe. Andere Mitarbeiter oder Manager sehen nur das, was für ihre eigene Gruppe oder ihr Segment relevant ist.
Ein Mitarbeiter mit Administratorrechten- Audio-Anleitung – Die Abschlussraten einzelner Aufgaben oder Prozesse werden durch Audio-Anleitungen erheblich verbessert. Die Abschluss- und Konversionsraten dieser hochkomplexen Online-Prozesse werden durch die Einbeziehung einer echten menschlichen Stimme gestärkt. Jeder Mitarbeiter wird unterschiedliche Erfolgsniveaus mit Text- vs. Audio-Anleitung haben.
Eine echte menschliche Sprach-Schaltflächenerklärung- Suchleisten-Widget – Benutzer können die am besten geeignete Hilfe oder Anleitung aus einer umfassenden Datenbank interaktiver Anleitungen auswählen. Das Suchleisten-Widget fördert die Selbstlösung von Problemen.
Suchleiste zum Starten von Anleitungen- Self-Service-Editor – Die Self-Service-Funktionalität ermöglicht die einfache Entwicklung des Onboarding-Plans. Self-Service-Editoren benötigen keine professionelle Hilfe von professionellen Dienstleistern
Self-Service-Editor- Tracking und Analyse – Verbesserungen und Modifikationen Ihres OCM-Plans sind nur durch das Tracking von Anleitungen und Touchpoints möglich.
Dashboard für Analysen und Adoptionsziele
4 Schritte zu effektivem OCM (Organizational Change Management)
Schritt #1 – OCM-Anforderungen planen & analysieren
Von Anfang an ist es wichtig, die Migration auf die neue Plattform allen Benutzern effektiv zu kommunizieren. Während sie die alte Plattform nutzen, ist es unerlässlich, eine prägnante, übergeordnete Erklärung der neuen Plattform und Prozesse bereitzustellen. Benutzer müssen über alle Aspekte des Plans informiert werden, einschließlich des Zeitplans für dessen Implementierung. Weitere zu berücksichtigende Punkte sind die Gründe für die Implementierung des Plans und die Vorteile, die die neue Plattform bietet.
Es ist unerlässlich, einen angemessenen Zeitrahmen für die Vorbereitung und Durchführung des Migrationsplans festzulegen. Dies erfordert die Festlegung eines Datums für den Beginn des Migrationsplans. Sobald der Zeitrahmen des Migrationsplans abgeschlossen ist, ist es wichtig, einen weiteren Zeitraum für die Behandlung von Funktionen und Merkmalen festzulegen. Hindernisse und Probleme müssen in dieser Phase des Prozesses identifiziert werden.
Das OCM-Management sollte mehrere Aspekte des Migrationsprozesses hinterfragen, um den anfänglichen OCM-Plan zu entwickeln. Diese Punkte umfassen Folgendes:
- Segmentierung: Wie viele Mitarbeiter werden die neue Plattform lernen? Wird sie auf Vertriebsleiter oder das gesamte Unternehmen beschränkt sein? Typischerweise hat jede Mitarbeitergruppe unterschiedliche Berechtigungsstufen. Jede Gruppe kann auf eine bestimmte Plattform zugreifen, was bedeutet, dass ein gezielter Plan für jede Gruppe nach Regeljob oder Benutzerberechtigung erstellt werden muss. Dies bedeutet, dass es für OCM-Manager ratsam ist, einen Plan für den Vertrieb, einen Plan für die Marketingabteilung und einen Plan für die restlichen Mitarbeiter zu strukturieren.
- Zeitpunkt: Wann ist der beste Zeitpunkt, um die Migration von der alten Plattform auf die neue Plattform einzuleiten? Mit anderen Worten, wann sollte die Migration gestartet werden? Befindet sich das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt in einer schwierigen Phase? Erlebt das Unternehmen zusätzliche Veränderungen über den OCM-Prozess hinaus? Dies sind äußerst wichtige Fragen, die bei der Bestimmung des richtigen Zeitpunkts des Migrationsprozesses angegangen werden müssen.
- Sprachen: Sollte das Unternehmen mehrere Pläne in mehreren Sprachen starten? Beachten Sie, dass chinesische Vertriebsteams die englische Version des Onboarding-Plans nicht verstehen können.
- Hindernisse vorhersagen: Sind gibt es Schwierigkeiten und einzigartige Herausforderungen mit der neuen Plattform? Ist das Unternehmen vollständig über alle Probleme informiert, die die Einführung der neuen Plattform behindern könnten? Welche Probleme bestehen derzeit, und wie sollten wir unsere Aufmerksamkeit priorisieren, um diese Probleme für den erfolgreichen Rollout von OCM anzugehen?
Schritt #2 – Ziele für einen erfolgreichen Übergang zur neuen Plattform festlegen
Das Ziel, eine höhere Akzeptanzrate für alle Mitarbeiter zu erreichen, erfordert ein Verständnis für die Messung dieser Akzeptanzrate. Im besten Fall schulen das Management und die Führungsebene des Unternehmens die Manager in der Implementierung der neuen Plattform. Sie führen die neue Plattform mit Frontalunterricht ein, der weitgehend ineffektiv und unterstützungsintensiv ist. Die Zunahme der Supportanfragen für die IT-Abteilung verstopft einfach das System und bietet wenig Effizienz im Prozess. Meistens übermittelt das Management auf Unternehmensebene Informationsvideos oder PDFs an die Mitarbeiter, in der Hoffnung, dass sie verstehen, wie das System funktioniert. Leider scheitert diese Art von Methodik an ihrem Kernproblem: den Mitarbeitern beizubringen, wie sie die neue Plattform effektiv nutzen und Probleme selbst lösen können.
Dies wirft die Frage auf: Wie kann das Management verstehen, ob das Change-Management-Programm ein Erfolg ist?
Laufendes Feedback – Verbesserungen, Erweiterungen und Modifikationen
- Feedback von Benutzern ist unerlässlich. Dies stellt sicher, dass das Programm in jedem Schritt optimal funktioniert.
- Nutzen Sie Analysen, um die Leistung zu messen und Ziele festzulegen.
- Der Kontrollprozess ermöglicht eine schnelle Bewertung der Leistungsziele. Analysieren Sie negatives Feedback und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um den Prozess zu verbessern. Dies sollte alles während der Einführung des Plans geschehen.
Die Mehrheit der Tools für das Organizational Change Management (OCM) erleichtert das Feedback. Diese Zeichen werden entlang der Anleitung implementiert. Ein Beispiel hierfür ist „Gefällt mir“ und andere positive Verstärkungen. Es ist auch möglich, die Abschlussrate oder Abbruchrate über das Analyse-Dashboard für jede der Anleitungen zu verfolgen.
Der Plan sollte in Echtzeit verbessert werden, wobei mehrere Onboarding-Variationen gleichzeitig getestet werden. Während der neue Plan erstellt wird, sollten die erfolglosen Versionen entfernt werden.
Nach einer für den Implementierungsprozess definierten Zeitspanne ist es wichtig zu überprüfen, wie viele Benutzer diese Seite angesehen oder eine Anleitung gestartet haben. Es ist auch unerlässlich zu protokollieren, wie viele Anleitungen abgeschlossen wurden und ob es an bestimmten Stellen der Anleitung spezifisches Feedback gab. Dem OCM-Management wird empfohlen, die gesamte Produktakzeptanzrate zu überprüfen und entsprechend diesen Ergebnissen zu handeln. Das wahrscheinlichste Szenario ist, dass mehrere Online-Prozesse effektiv funktionierten, während einige suboptimal abschnitten.
Daher ist es wichtig, die neuen Anleitungen basierend auf dem von den Benutzern generierten Feedback sofort zu verbessern oder neu aufzubauen. Beginnen Sie anschließend den Tracking-Prozess erneut. Die heutzutage verfügbaren hochmodernen Plattformen liefern alle notwendigen Informationen in Echtzeit. Dies bedeutet, dass Manager unterwegs entschlossen handeln können, um den Plan bei Bedarf anzupassen und zu verbessern.
Self-Service-Editoren verfügen über enorme Zeitersparnisfunktionen. Sie ermöglichen es dem Manager, eine neue Anleitung zu erstellen, während Änderungen in Echtzeit vorgenommen werden.
Schritt #3 – Den Migrationsplan erstellen und testen
Sie sollten Ihren Plan mit einer Audio-Erklärung für einen Erstbenutzer beginnen. Dies begrüßt den neuen Benutzer und erklärt die Funktionen der neuen Plattform sowie die wesentlichen Aspekte des Migrationsprozesses.
Dank der interaktiven Tools für das Organizational Change Management (OCM) ist es möglich, mehrere Ebenen der Anleitung und Erklärung zu erstellen:
Typ 1 – Audio-Anleitung
Schritt-für-Schritt-Audio-Anleitung ist auch auf der Plattform verfügbar. Die Audio-Anleitung enthält grafische Hinweise, um den Benutzer zur Durchführung bestimmter Schritte anzuweisen. Sie wird mit einer echten menschlichen Stimme und multimedialen Overlays gesprochen. Dazu gehören Schaltflächen, Pfeile und andere Funktionen. Es ist möglich, eine Textblase mit Audio-Anleitung zu kombinieren, um klare Anweisungen zur Durchführung von Aufgaben und Prozessen zu geben.
Typ 2 – Die Textblase
Das leistungsstärkste Onboarding-Feature ist eine interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einer Textblase. Es verfügt über volle interaktive Funktionen, was bedeutet, dass der Benutzer sehen kann, wo er/sie sich im Prozess befindet. Der Benutzer wird auch in der Lage sein, spezifische Anweisungen in einer bestimmten Phase des Prozesses zu verstehen. Zum Beispiel kann der Benutzer bei Schritt 4 von 7 in einem mehrstufigen Prozess sein. Er/sie muss möglicherweise persönliche Informationen eingeben, bevor er/sie auf eine entsprechende Schaltfläche klickt. Die Anleitung erleichtert die Eingabe von Medien bei jedem Schritt. Jede Plattform weist einzigartige Aspekte auf, aber es gibt grundlegende Elemente, die für alle gelten.
Typ 3 – Suchleiste
Das Suchleisten-Widget ist in der Lage, mehrere Arten von Anleitungen zu speichern. Wann immer ein Benutzer Hilfe benötigt, kann er/sie die Suchleiste einfach öffnen und die einzigartigen Arten von Anleitungen durchsuchen.
Typ 4 – Gezielte Audio-Erklärung
Gezielte Audio-Erklärungen können für komplexe „Touchpoints“ ausgelöst werden.
Typ 5 – Dom Blocker
Wenn der Onboarding-Plan einen sensiblen Funnel enthält und Sie sicherstellen möchten, dass der Benutzer den gesamten Funnel abschließt, können Sie eine restriktive Anleitung verwenden. Dies stellt sicher, dass der Benutzer bestimmte Aufgaben erfüllen muss, wie z.B. bestimmte Schritte abschließen oder bestimmte Schaltflächen anklicken.
Diese Art von Funktionen ist für Benutzer besonders störend und muss klar und prägnant eingesetzt werden. Der Benutzer muss das Protokoll und die Anleitung befolgen, um die Schritte zu durchlaufen.
Heutzutage ermöglichen fortschrittliche OCM- und Onboarding-Plattformen Managern, nach Benutzergruppen zu segmentieren und A/B-Tests durchzuführen. Es gibt eine Vielzahl zusätzlicher fortschrittlicher Funktionen, die zur Optimierung des Onboarding-Prozesses und zur Anpassung an spezifische Benutzergruppen verwendet werden. Jede dieser Plattformen verfügt über ihre eigenen einzigartigen Attribute.
Sobald Sie die Art der Anleitung ausgewählt haben, an der Sie interessiert sind, ist es möglich, einen Onboarding-Plan zu erstellen, um die Anleitung für die gewünschte Plattform zu konstruieren. Es ist wichtig, zwischen verschiedenen Anleitungen zu variieren, um zu sehen, welche am besten funktioniert.
Sobald der Onboarding-Plan finalisiert wurde, ist es unerlässlich, ihn an einer kleinen Kontrollgruppe zu testen. Dies sollte vor dem Mainstream-Start für die Mitarbeiter des Unternehmens geschehen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass er effektiv funktioniert.
Schritt #4 – Den Plan bereitstellen und effektiv überwachen
Es ist notwendig, das richtige Datum für die Bereitstellung Ihres Plans auszuwählen. Stellen Sie sicher, dass das Bereitstellungsdatum nicht für das Ende der Arbeitswoche geplant ist. Es ist auch wichtig, dass die Bereitstellung des Plans mit dem genauen Zeitpunkt zusammenfällt, an dem die meisten Mitarbeiter im Unternehmen anwesend sind. Für jeden Schritt sollten Zeitfenster festgelegt werden. Überprüfen Sie bei der Bewertung der Einführung des Plans nach dem ersten Start, ob es Hindernisse gab.
Sammeln Sie alle notwendigen Rückmeldungen und implementieren Sie die aktualisierten Anleitungen für Ihre Mitarbeiter oder die Kontrollgruppe. Es ist wichtig festzustellen, welche Anleitung das höchste Engagement bei den Benutzern hervorgerufen hat. Umgekehrt, welche Anleitung war für die Benutzer am wenigsten günstig? Legen Sie als Nächstes einen weiteren Zeitraum fest, um alle vorgenommenen Änderungen zu verfolgen und die Akzeptanz der neuen Plattform zu überwachen. Sobald dies abgeschlossen ist, nutzen Sie das Feedback, um zu entscheiden, ob zusätzliche Onboarding-Zeit erforderlich ist. Wenn alles nach Plan läuft, fassen Sie die Details des Programms zusammen und treffen Sie eine Einschätzung über dessen Erfolg oder Misserfolg.
Die Supportfunktion kann auf Ihrer neuen Plattform aufrechterhalten werden, indem das Suchleisten-Widget als effektives Self-Service-Tool belassen wird. Sie können auch neue Funktionen der Plattform mit dem Suchleisten-Widget kommunizieren.
Fazit
Aus unserer Erfahrung kann die Wahl der richtigen Plattform, um Ihre Mitarbeiter durch Softwaremigration zu onboarden, Ihre Investition in Bezug auf die neue Plattform maximieren und die Mitarbeiterfluktuation auf ein Minimum reduzieren. Bevor Sie Managementänderungen vornehmen, versuchen Sie, Risiken zu minimieren und Hindernisse zu beseitigen, indem Sie die verschiedenen verfügbaren Plattformen recherchieren und mehr darüber erfahren.
