كيفية إدارة التغيير بنجاح في العصر الرقمي
أصبح التحول الرقمي للشركات منتشرًا في الوقت الحاضر. إذا لم تنتقل الشركات بعد إلى الإنترنت، فهي في طور القيام بذلك. تستخدم كل مؤسسة تقريبًا تعمل اليوم، بغض النظر عن الصناعة أو القطاع، أحدث التقنيات لتسخير كميات هائلة من البيانات التي يتم إنشاؤها حاليًا بواسطة الهواتف الذكية وأجهزة الاستشعار والكاميرات الرقمية وأجهزة GPS ومصادر معلومات أخرى متعددة. يتم إنتاج هذه البيانات في السوق العالمية، وبين مجموعة متزايدة من العملاء الملمين بالتكنولوجيا.
لسوء الحظ، تم استثمار موارد مالية كبيرة في تكنولوجيا التحليلات، مع تحسن ضئيل أو معدوم في عمليات اتخاذ القرار للشركات والمؤسسات. لقد نشر عدد لا يحصى من المنظمات شبكات اجتماعية وويكيات شائعة، مع تأثير ضئيل على الأداء التشغيلي. وينطبق الشيء نفسه إلى حد كبير على المواطنين الرقميين. في كثير من الأحيان، لا يرقى اعتماد أدوات المؤسسات الرقمية إلى مستوى التوقعات. تكمن المشكلة في تنفيذ هؤلاء المواطنين الرقميين في أن التركيز ينصب إلى حد كبير على النشر وليس التبني.
يركز الرؤساء التنفيذيون والمديرون التقنيون ومديرو المعلومات ومديرو الأعمال الاستراتيجيون فقط على عملية تنفيذ التغيير، دون تسهيل الانتقال السلس وتبني هذا التغيير. وهذا يجعل من الصعب فهم عائد الاستثمار لهذه الاستثمارات الرقمية باهظة الثمن. تكمن قيمة إدارة التغيير التنظيمي (OCM) في التآزر الذي تجلبه للشركة. يمكن للمستخدمين المشاركين بنشاط التعاون بفعالية مع هذه الاستثمارات الرقمية. تشمل الجوانب الأخرى التي يجب مراعاتها اتخاذ القرارات الذكية، ومشاركة منهجية أفضل الممارسات، وفي النهاية التغييرات السلوكية.
إدارة التغيير التنظيمي تتبنى التكنولوجيا للتأهيل
تكتسب أدوات التأهيل وإدارة التغيير التنظيمي الحديثة زخمًا بالفعل لدى مديري إدارة التغيير التنظيمي ومديري التأهيل. يعني التطور السريع لأدوات إدارة التغيير التنظيمي أن بعضها يستخدم أحدث التقنيات بينما يعتمد البعض الآخر على تقنيات أقدم. تتطلب خطط إدارة التغيير التنظيمي خططًا شاملة لضمان استخدام الأدوات الصحيحة دائمًا. تحتاج حلول إدارة التغيير الناجحة إلى الميزات التالية:
- التقسيم القائم على القواعد – عند تنفيذ منصة جديدة للموظفين الجدد أو الحاليين، يجب عرض إرشادات وتفسيرات مختلفة. بمجرد تسجيل دخول المسؤول، سيرى جميع الإرشادات الفريدة لكل شريحة أو مجموعة مستخدمين مميزة. سيرى الموظفون أو المديرون الآخرون فقط ما هو مناسب لمجموعتهم أو شريحتهم الخاصة.
موظف لديه صلاحيات إدارية- الإرشاد الصوتي – يتم تعزيز معدلات إكمال المهام أو العمليات الفردية بشكل كبير من خلال الإرشاد الصوتي. يتم دعم معدلات الإكمال والتحويل لهذه العمليات المعقدة للغاية عبر الإنترنت من خلال تضمين صوت بشري حقيقي. سيختلف كل موظف في مستوى النجاح الذي سيحققه مع الإرشاد النصي مقابل الإرشاد الصوتي.
شرح زر بصوت بشري حقيقي- أداة شريط البحث – يمكن للمستخدمين اختيار المساعدة أو الإرشاد الأنسب من قاعدة بيانات شاملة للإرشادات التفاعلية. تشجع أداة شريط البحث على حل المشكلات ذاتيًا.
شريط البحث لبدء الإرشادات- محرر الخدمة الذاتية – تتيح وظيفة الخدمة الذاتية سهولة تطوير خطة التأهيل. لا يتطلب محررو الخدمة الذاتية مساعدة احترافية من الخدمات المهنية
محرر الخدمة الذاتية- التتبع والتحليل – لا يمكن إجراء تحسينات وتعديلات على خطة إدارة التغيير التنظيمي الخاصة بك إلا من خلال تتبع الإرشادات ونقاط الاتصال.
لوحة تحكم التحليلات وأهداف التبني
4 خطوات لإدارة التغيير التنظيمي الفعالة (OCM)
الخطوة رقم 1 - تخطيط وتحليل متطلبات إدارة التغيير التنظيمي
منذ البداية، من المهم التواصل بفعالية بشأن الانتقال إلى المنصة الجديدة مع جميع المستخدمين. أثناء استخدامهم للمنصة القديمة، من الضروري تقديم شرح موجز وعالي المستوى للمنصة والعمليات الجديدة. يحتاج المستخدمون إلى أن يكونوا على دراية بجميع جوانب الخطة، بما في ذلك الجدول الزمني لتنفيذها. تشمل القضايا الأخرى التي يجب مراعاتها أسباب تنفيذ الخطة، والفوائد الكامنة في المنصة الجديدة.
من الضروري تحديد إطار زمني معقول لإعداد وتنفيذ خطة الهجرة. يتطلب ذلك تحديد تاريخ لبدء خطة الهجرة. بمجرد اكتمال الإطار الزمني لخطة الهجرة، من المهم تحديد فترة زمنية أخرى للتعامل مع الميزات والوظائف. ستحتاج العقبات والمشكلات إلى تحديدها خلال هذه المرحلة من العملية.
يجب على إدارة إدارة التغيير التنظيمي طرح أسئلة حول جوانب متعددة من عملية الهجرة، من أجل تطوير خطة إدارة التغيير التنظيمي الأولية. تشمل هذه القضايا ما يلي:
- التقسيم: كم عدد الموظفين الذين سيتعلمون المنصة الجديدة؟ هل سيقتصر على مديري المبيعات، أم الشركة بأكملها؟ عادةً، سيكون لكل مجموعة من الموظفين مستويات مختلفة من الأذونات الممنوحة. ستتمكن كل مجموعة من الوصول إلى منصة محددة، مما يعني أنه يجب إنشاء خطة مستهدفة لكل مجموعة حسب الوظيفة أو إذن المستخدم. هذا يعني أنه من واجب مديري إدارة التغيير التنظيمي هيكلة خطة للمبيعات، وخطة لقسم التسويق، وخطة لبقية الموظفين.
- التوقيت: متى هو أفضل وقت لبدء الانتقال من المنصة القديمة إلى المنصة الجديدة؟ بعبارة أخرى، متى يجب إطلاق الهجرة؟ هل تمر الشركة بفترة صعبة في هذه المرحلة؟ هل تمر الشركة بتغييرات إضافية تتجاوز عملية إدارة التغيير التنظيمي؟ هذه قضايا بالغة الأهمية يجب معالجتها عند تحديد التوقيت الصحيح لعملية الهجرة.
- اللغات: هل يجب على الشركة إطلاق خطط متعددة بلغات متعددة؟ يرجى العلم أن فرق المبيعات الصينية لن تتمكن من فهم النسخة الإنجليزية من خطة التأهيل.
- توقع العقبات: هل هناك أي صعوبات وتحديات فريدة مع المنصة الجديدة؟ هل الشركة على دراية كاملة بأي مشكلات من المحتمل أن تعيق تبني المنصة الجديدة؟ ما هي المشكلات الموجودة حاليًا، وكيف يجب أن نعطي الأولوية لاهتمامنا لمعالجة تلك المشكلات من أجل التنفيذ الناجح لإدارة التغيير التنظيمي.
الخطوة رقم 2 - تحديد الأهداف للانتقال الناجح إلى المنصة الجديدة
يتطلب هدف تحقيق معدل تبني أعلى لجميع الموظفين فهمًا لقياس معدل التبني هذا. في أفضل السيناريوهات، تقوم الإدارة والقيادة على مستوى الشركات عادةً بتدريب المديرين على تنفيذ المنصة الجديدة. يقدمون المنصة الجديدة بفصول مباشرة غير فعالة إلى حد كبير، وتتطلب دعمًا مكثفًا. تؤدي الزيادة في طلبات الدعم لقسم تكنولوجيا المعلومات ببساطة إلى إعاقة النظام وتقديم القليل من الفعالية في العملية. في معظم الأحيان، تقوم الإدارة على مستوى الشركات بنقل مقاطع فيديو معلوماتية أو ملفات PDF إلى الموظفين، على أمل أن يفهموا كيفية عمل النظام. لسوء الحظ، يفشل هذا النوع من المنهجية في قضيته الأساسية: تعليم الموظفين كيفية استخدام المنصة الجديدة بفعالية وحل المشكلات بأنفسهم.
وهذا يطرح السؤال: كيف يمكن للإدارة أن تفهم ما إذا كان برنامج إدارة التغيير ناجحًا؟
ملاحظات مستمرة – تحسينات، تعزيزات وتعديلات
- ملاحظات المستخدمين ضرورية. وهذا يضمن أن البرنامج يعمل على النحو الأمثل في كل خطوة على الطريق.
- استخدم التحليلات لقياس الأداء وتحديد الأهداف.
- تسمح عملية التحكم بالتقييم السريع لأهداف الأداء. قم بتحليل الملاحظات السلبية وإجراء التعديلات اللازمة لتعزيز العملية. يجب أن يتم كل هذا أثناء طرح الخطة.
تسهل غالبية أدوات إدارة التغيير التنظيمي (OCM) الملاحظات. يتم تنفيذ هذه العلامات على طول الإرشاد. مثال على ذلك هو "الإعجاب" وغيرها من التعزيزات الإيجابية. من الممكن أيضًا تتبع معدل الإكمال أو معدل التخلي عبر لوحة تحكم التحليلات لكل إرشاد.
يجب تحسين الخطة في الوقت الفعلي، مع اختبار العديد من اختلافات التأهيل في وقت واحد. أثناء بناء الخطة الجديدة، يجب إزالة الإصدارات غير الناجحة.
بعد فترة زمنية تم تحديدها لعملية التنفيذ، من المهم التحقق من عدد المستخدمين الذين شاهدوا تلك الصفحة، أو بدأوا إرشادًا. من الضروري أيضًا تسجيل عدد الإرشادات التي تم إكمالها، وما إذا كانت هناك أي ملاحظات محددة في نقاط معينة في الإرشاد. يُنصح إدارة إدارة التغيير التنظيمي بالتحقق من معدل تبني المنتج الإجمالي، والتصرف وفقًا لهذه النتائج. السيناريو المحتمل هو أن العديد من العمليات عبر الإنترنت عملت بفعالية، بينما أدى بعضها أداءً دون المستوى الأمثل.
على هذا النحو، من المهم تحسين أو إعادة بناء الإرشادات الجديدة على الفور بناءً على الملاحظات التي تم إنشاؤها بواسطة المستخدمين. بعد ذلك، ابدأ عملية التتبع مرة أخرى. توفر المنصات المتقدمة للغاية المتاحة حاليًا جميع المعلومات الضرورية في الوقت الفعلي. وهذا يعني أن المديرين يمكنهم التصرف بحسم، أثناء التنقل، لتعديل وتحسين الخطة حسب الحاجة.
تتمتع محررات الخدمة الذاتية بقدرات هائلة لتوفير الوقت. فهي تسمح للمدير بإنشاء إرشاد جديد بينما يتم إجراء التعديلات في الوقت الفعلي.
الخطوة رقم 3 – بناء خطة الهجرة واختبارها
يجب أن تبدأ خطتك بشرح صوتي للمستخدم لأول مرة. يرحب هذا بالمستخدم الجديد، ويشرح ميزات المنصة الجديدة والجوانب الأساسية لعملية الهجرة.
بفضل أدوات إدارة التغيير التنظيمي (OCM) التفاعلية، من الممكن إنشاء مستويات متعددة من الإرشاد والشرح:
النوع 1 – الإرشاد الصوتي
يتوفر أيضًا الإرشاد الصوتي خطوة بخطوة على المنصة. يتضمن الإرشاد الصوتي إشارات رسومية لتوجيه المستخدم لأداء خطوات معينة. يتم التعبير عنه بصوت بشري حقيقي وتراكبات غنية بالوسائط المتعددة. وتشمل هذه الأزرار والأسهم وميزات أخرى. من الممكن دمج فقاعة نصية مع إرشاد صوتي للحصول على تعليمات واضحة حول كيفية إكمال المهام والعمليات.
النوع 2 – الفقاعة النصية
أقوى ميزة للتأهيل هي الإرشاد التفاعلي خطوة بخطوة مع فقاعة نصية. تتمتع بقدرات تفاعلية كاملة، مما يعني أن المستخدم يمكنه رؤية مكانه في العملية. سيتمكن المستخدم أيضًا من فهم تعليمات محددة في مرحلة معينة من العملية. على سبيل المثال، قد يكون المستخدم في الخطوة 4 من 7 في العملية متعددة المراحل. قد يُطلب منه إدخال معلومات شخصية قبل النقر على الزر المناسب. يسهل الإرشاد إدخال الوسائط في كل خطوة على الطريق. تتميز كل منصة بجوانب فريدة، ولكن هناك عناصر أساسية تنطبق عليها جميعًا.
النوع 3 – شريط البحث
أداة شريط البحث قادرة على تخزين أنواع متعددة من الإرشادات. كلما احتاج المستخدم إلى مساعدة، يمكن للمستخدم بسهولة فتح شريط البحث وتصفح الأنواع الفريدة من الإرشادات.
النوع 4 – شرح صوتي مستهدف
يمكن تشغيل الشروحات الصوتية المستهدفة لـ "نقاط الاتصال" المعقدة.
النوع 5 – مانع DOM
إذا كانت خطة التأهيل تحتوي على مسار حساس وترغب في ضمان إكمال المستخدم للمسار بأكمله، يمكنك استخدام إرشاد مقيد. يضمن هذا أن يُطلب من المستخدم الامتثال لمهام معينة مثل إكمال خطوات معينة، أو النقر على أزرار معينة.
هذه الأنواع من الميزات مزعجة بشكل خاص للمستخدمين، ويجب استخدامها بطريقة واضحة وموجزة. يجب على المستخدم اتباع البروتوكول والإرشادات للتقدم عبر الخطوات.
في الوقت الحاضر، تتيح منصات إدارة التغيير التنظيمي والتأهيل المتقدمة للمديرين تقسيم المستخدمين حسب المجموعة، وإجراء اختبارات A/B. هناك عدد لا يحصى من الميزات المتقدمة الإضافية المستخدمة لتبسيط عملية التأهيل، وتكييفها مع مجموعات مستخدمين محددة. تتميز كل من هذه المنصات بسماتها الفريدة.
بمجرد تحديد نوع الإرشاد الذي تهتم به، سيكون من الممكن إنشاء خطة تأهيل لبناء الإرشاد للمنصة المطلوبة. من المهم التنويع بين الإرشادات المختلفة، لمعرفة أيها يعمل بشكل أفضل.
بمجرد الانتهاء من خطة التأهيل، من الضروري اختبارها على مجموعة تحكم صغيرة. يجب أن يتم ذلك قبل الإطلاق الرئيسي لموظفي الشركة. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أنها تعمل بفعالية.
الخطوة رقم 4 – نشر الخطة ومراقبتها بفعالية
من الضروري اختيار التاريخ الصحيح لنشر خطتك. تأكد من أن تاريخ النشر ليس مقررًا لنهاية أسبوع العمل. من المهم أيضًا أن يتزامن نشر الخطة مع الوقت المحدد الذي يتواجد فيه معظم الموظفين في الشركة. يجب تحديد فترات زمنية لكل خطوة على طول الطريق. عند تقييم طرح الخطة بعد الإطلاق الأولي، تحقق للتأكد مما إذا كانت هناك أي عوائق في الطريق.
اجمع جميع الملاحظات الضرورية ونفذ الإرشادات المحدثة لموظفيك أو مجموعة التحكم. من المهم التأكد من الإرشاد الذي حقق أعلى مستوى من المشاركة بين المستخدمين. على العكس من ذلك، أي إرشاد كان الأقل تفضيلاً للمستخدمين؟ بعد ذلك، حدد فترة زمنية أخرى لتتبع جميع التغييرات الضرورية التي تم إجراؤها ومراقبة تبني المنصة الجديدة. بمجرد اكتمال ذلك، استخدم الملاحظات لتحديد ما إذا كان هناك حاجة إلى وقت تأهيل إضافي. إذا سار كل شيء وفقًا للخطة، لخص تفاصيل البرنامج واتخذ قرارًا بشأن نجاحه أو فشله.
يمكن الحفاظ على وظيفة الدعم على منصتك الجديدة عن طريق ترك أداة شريط البحث كأداة خدمة ذاتية فعالة. يمكنك أيضًا توصيل الميزات الجديدة للمنصة باستخدام أداة شريط البحث.
الخلاصة
من خلال تجربتنا، يمكن أن يؤدي اختيار المنصة المناسبة لتأهيل موظفيك من خلال ترحيل البرامج إلى زيادة استثمارك فيما يتعلق بالمنصة الجديدة، ويمكن أن يقلل من تسرب الموظفين إلى الحد الأدنى. قبل اعتماد تغييرات الإدارة، حاول تقليل المخاطر وتجنب العقبات من خلال البحث والتعرف على المزيد حول المنصات المختلفة المتاحة.
