# כיצד לפשט את הטמעת Workday

https://www.toonimo.com/he/blog/how-to-simplify-workday-implementation

נכתב על ידי Toonimo Workday מציעה פתרון חזק בניהול הון אנושי, יישומי ניהול פיננסי וכו'. הפתרון של Workday יכול פוטנציאלית להעצים...

Workday מציעה פתרון חזק בניהול הון אנושי, יישומי ניהול פיננסי וכו'. הפתרון של Workday יכול להעצים את ניהול משאבי האנוש והפיננסים בחברות צומחות. בהיותה אחת מחברות ה-SaaS הראשונות, Workday ידועה בזכות תוכנית האינטגרציה וההטמעה המוצקה שלה. מניסיון רב, ידוע כמה חשוב שתהיה תוכנית הטמעה ללא רבב על מנת למקסם השקעות ולהפיק את המרב מהפלטפורמה. הפוסט הבא יפרט מה יש להימנע ממנו ועל מה מנהלי מוצר צריכים לשים לב.

### עבודה משותפת
בעיה גדולה שחברות רבות מתמודדות איתה באופן קבוע בעת שילוב Workday היא שהן אינן מנצלות את התוכנה במלואה. Workday יכולה לקיים אינטראקציה עם תחומים פונקציונליים רבים בתוך חברות שאינם מנוצלים. ברוב המקרים קיימות בעיות ארגוניות בתוך החברה. חברי צוות רבים אינם מיומנים במלואם ולכן אינם מבינים את הפונקציונליות של Workday ברמה עמוקה יותר.
FVFV
טיפ ללקוחות Workday עתידיים: על מנת להשיג הטמעה חלקה, יש להקצות לכל חבר צוות תפקיד. קבעו מראש את כמות השעות הנדרשת מכל חבר צוות, הכוללת קורסי הכשרה, מחויבות נוספת ושעות ארוכות.

זה יאפשר לחברי הצוות לעבוד ביעילות רבה יותר ולמנוע איחורים במועדים. עבודה משותפת היא המפתח ליצירת הטמעה מוצלחת. בנוסף, ל-Workday יש מדיניות המחייבת לקוחות לרכוש זיכויי הדרכה כחלק מתהליכי ההטמעה, השתמשו בהם בחוכמה, הקצו זמן פנוי לחברי הצוות כדי להשתמש בזיכויי ההדרכה ולקבל הבנה טובה יותר של הפלטפורמה.

### תיעוד תהליכים מורכבים
חברות רבות נוטות לשכוח את המורכבות של תהליך ההטמעה, Workday קשה למדי להבנה. הן אינן לוקחות בחשבון את עומס המידע וגם אינן מקדישות זמן לתיעוד השלבים הנדרשים להגדרת Workday, ולכן כאשר חברי צוות אובדים, אין להם דבר שיעזור להנחות אותם.

כאשר מנהלי המוצר יוצרים את ההטמעה עבור הפלטפורמה, חשוב לתעד תהליכים מורכבים, כך שמידע זה יהיה זמין לכולם. לא משנה אם השינוי גדול או קטן; תעדו אותו עם רשימת סיבות. לדוגמה, מנהל המוצר משנה תפקיד או עוזב את החברה, עם כלי קליטה אינטראקטיביים המחליף יכול ללמוד כיצד להפעיל את הפלטפורמה במהירות רבה כאשר כל התהליך ממוקם באינטרנט ב“סרגל הידע התמיכה”. מחוץ לווידג'ט יש לתעד נתונים קריטיים, זה יכול לעזור לתת לחברה הבנה טובה יותר של אסטרטגיות שניתן להשתמש בהן לעיון עתידי.

### תכננו מראש
חברות המשתמשות ב-Workday נוטות לסטות כאשר הן אינן עומדות במועד האחרון הראשוני שלהן. הן דוחות את ההטמעה שלהן בשל העובדה שהן הזניחו אזורים מסוימים בזרימת העבודה, כגון דיווח והדרכה. זה יכול ליצור לחץ רב על העובדים וכן על המוניטין של החברה.
אנו ממליצים לחברות המשתמשות ב-Workday לתכנן מראש, כלומר להגדיר יעדים ותאריכים. ודאו שכל מגזר בצוות ההטמעה מטופל. הקדישו תשומת לב מיוחדת לצוות הטכני, ודאו שהם מבינים מה צריך לעשות, הפכו את ההגעה ליעד הראשוני לעדיפות.

### הטמעה עצמאית
סיבה נוספת לכך שחברות נכשלות בעמידה בלוחות זמנים קצרים היא העובדה שהן משתמשות בספקים חיצוניים ליצירה ובנייה של מערכות אינטגרציה. זה יכול ליצור פער עצום בעיצוב ארגוני ובהמרת נתונים חשובים שעלולים לסכן את ההטמעה.

העצה שלנו היא להקים כבר בשלב מוקדם תוכנית אינטגרציה מקיפה. העסיקו צוות מומחים שיהיה אחראי על שינוי והפעלת האינטגרציות בהתאם. חשוב להיות פרואקטיביים ולהגדיר דרישות, במיוחד בתחום הנתונים, ההמרה והאימות.
בנוסף, בעת גיוס שותף לניהול אינטגרציית ההטמעה, חפשו אנשים בעלי המלצות טובות מחברות אחרות. העלות עבור מומחה שמכיר את תיאור התפקיד שווה את העמלה הנוספת; ודאו שהשותף החדש עובד עם אותה כמות משתמשים כמו החברה שלכם, לא פחות. בקשו מהשותף החדש להגיע למשרד באופן קבוע, בנו רשימה של תרחישים עסקיים / מקרי בוחן שצריך להפוך לאוטומטיים באינטגרציות של Workday לפני תחילת פרויקטים. תכנון מראש הוא הדרך הטובה ביותר למנוע בעיות.

### תמיכה בזמן אמת
השוק של היום מציע אפשרויות מתקדמות רבות לכלי קליטה ותמיכה מקוונים. זה עוזר לחברות לייעל את תהליך ההטמעה וההדרכה של פלטפורמות חדשות בדומה ל-Workday, המציעה גם תמיכה בזמן אמת לכל משתמש חדש.
דוגמה לכך היא Toonimo; Toonimo משתמשת בקול אנושי אמיתי להדרכה עם הדרכה אינטראקטיבית צעד אחר צעד. כלים אלה עוזרים לחברות ארגוניות ליישם ולאמץ תוכנות חדשות. עם Toonimo חברות יכולות להתאים אישית תוכנית הדרכה. יתר על כן, לכל תפקיד יכולה להיות תוכנית מותאמת אישית אוטומטית המותאמת לתחום המקצועי הספציפי.

ראו דוגמה למטה לתוכנית קליטה אינטראקטיבית:

### רענון הנתונים
שגיאה חוזרת ונשנית שחברות מבצעות בעת הפעלת מערכת Workday היא שהן אינן מרעננות את הנתונים. זה יכול ליצור בעיות עמוקות יותר בפונקציונליות וברמת המיומנות בהטמעה. זה יכול לגרום לזמן הטעינה להיות ארוך מאוד. מערכת ההטמעה טובה רק כמו המידע המאוחסן בה. זו אחריותו של ראש הצוות להחליט כיצד להעסיק את Workday.
אנו ממליצים בחום לחברות המשתמשות ב-Workday לרענן תמיד את הנתונים ולבטל מידע נוסף. בנוסף, לסנן את הנתונים שאינם נחוצים עוד על בסיס חודשי.

### תהליך הבדיקה
בעת שימוש בהטמעת Workday בפעם הראשונה, עלולים להיות מעורבים סיכונים גבוהים. היכולות והפונקציונליות של התוכנה יכולות להיות קשות להבנה מההתקנה. במקום להסתמך על בדיקות ותרחישים סטנדרטיים, בנו תרחיש Workday על מנת שהמערכת תיקח בחשבון את כל המורכבויות של הארגון.
על מנת למנוע שגיאות עתידיות, אנו מציעים לחברות לבדוק את ההטמעות מספר פעמים, לערב את כל המשאבים והפונקציונליות הטכניות. גם אם הגרסה הסופית נתפסת כמושלמת, בדקו אותה שוב. ייתכנו בעיות נוספות בפונקציונליות שהתעלמו מהן. זה קורה לעיתים קרובות מכיוון שחברות רבות נמצאות בלוח זמנים צפוף ולכן הן עולות לאוויר מבלי לשכלל את ההטמעות שלהן.

### לאחר העלייה לאוויר
לרוע המזל, חברות אינן נותנות עדיפות לבעיות פוטנציאליות החוזרות על עצמן לאחר העלייה לאוויר. בארגונים רבים, אין חברי צוות מוסדרים שעובדים יחד לאחר העלייה לאוויר כדי לוודא שהכל פועל בצורה חלקה. תיאום הוא גורם המפתח עבור צוותים להגיב לכל נפח של פניות, מה שמאפשר פתרון מהיר ולקוחות מרוצים.
איננו יכולים להדגיש מספיק כמה חשוב למנהלי מוצר ולמפתחים לתעדף תגובה מהירה לבעיות המתרחשות לאחר העלייה לאוויר. מומלץ לתכנן מראש ולהיות פעילים תמיד לקראת העלייה לאוויר.

### לקחים שנלמדו
בסך הכל, Workday הוכיחה את יעילותה בסיוע לחברות, אופטימיזציה של משאבים, אימוץ שינויים, פעולה עם תמונה מלאה ומשתמשים מעורבים. יתר על כן, בהתבסס על המחקר והניסיון שלנו, שילוב הצוות הטכני בהטמעת Workday מהיום הראשון הוא הפרקטיקה הטובה ביותר. עם זאת, ברור שחברות רבות מתמודדות עם בעיות בנוגע לאופן שבו ניתן לנצל את Workday במלוא הפוטנציאל שלה.
חשוב מאוד שכל הצוות יעבוד יחד כקבוצה ויחנך חברי צוות חדשים. אנו ממליצים בחום על שיטתיות; זה המפתח להצלחה בכל נסיבות.
‍