# Cómo simplificar la implementación de Workday https://www.toonimo.com/es/blog/como-simplificar-la-implementacion-de-workday Escrito por Toonimo Workday ofrece una solución robusta en gestión de capital humano, aplicaciones de gestión financiera, etc. La solución de Workday podría potencialmente emp... Workday ofrece una solución robusta en gestión de capital humano, aplicaciones de gestión financiera, etc. La solución de Workday podría potenciar la gestión de RRHH y financiera en empresas en crecimiento. Siendo una de las primeras empresas SaaS, Workday es conocida por su sólido plan de integración de implementación. Por vasta experiencia, se sabe lo importante que es tener un plan de implementación impecable para maximizar las inversiones y sacar el máximo provecho de la plataforma. La siguiente publicación detallará qué evitar y a qué deben prestar atención los gerentes de producto. ### Trabajando Juntos Un gran problema con el que muchas empresas lidian constantemente al integrar Workday es que no utilizan completamente el software. Workday puede interactuar con muchas áreas funcionales dentro de las empresas que no se aprovechan. En la mayoría de los casos, existen problemas organizacionales dentro de la empresa. Muchos miembros del equipo no están completamente capacitados, por lo que no comprenden completamente las funcionalidades de Workday a un nivel más profundo. FVFV Un consejo para futuros clientes de Workday: para lograr una implementación sin problemas, a cada miembro del equipo se le debe asignar un rol. Establezca desde el principio la cantidad de horas requeridas de cada miembro del equipo, lo que incluye cursos de capacitación, compromiso adicional y largas horas. Esto permitirá que los miembros del equipo trabajen de manera más eficiente y evitará retrasos en los plazos. Trabajar juntos es clave para crear una implementación exitosa. Además, Workday tiene una política que obliga a los clientes a comprar créditos de capacitación como parte de los procesos de implementación; úselos sabiamente, asigne tiempo libre para que los miembros del equipo utilicen los créditos de capacitación y obtengan una mejor comprensión de la plataforma. ### Documentar Procesos Complicados Muchas empresas tienden a olvidar las complicaciones del proceso de implementación; Workday es bastante difícil de comprender. No tienen en cuenta la sobrecarga de información ni se toman el tiempo para documentar los pasos necesarios para configurar Workday, por lo tanto, cuando los miembros del equipo se pierden, no tienen nada que los guíe. Cuando los gerentes de producto crean la implementación para la plataforma, es importante documentar los procesos complicados, para que esta información esté disponible para todos. No importa si el cambio es grande o pequeño; regístrelo con una lista de razones. Por ejemplo, si el gerente de producto cambia de puesto o deja la empresa, con herramientas interactivas de incorporación, el sustituto puede aprender a manejar la plataforma muy rápidamente con todo el proceso ubicado en línea en la “barra de conocimiento de soporte”. Fuera del widget, los datos críticos deben documentarse, esto puede ayudar a la empresa a comprender mejor las estrategias que se pueden utilizar para futuras referencias. ### Planificar con Antelación Las empresas que utilizan Workday tienen la tendencia a cambiar cuando no cumplen con su plazo inicial. Terminan posponiendo su implementación debido a que descuidaron ciertas áreas del flujo de trabajo, como la elaboración de informes y la capacitación. Esto puede generar una gran cantidad de presión sobre los empleados, así como en la reputación de la empresa. Recomendamos a las empresas que utilizan Workday que planifiquen con anticipación, es decir, que establezcan metas y fechas. Asegúrese de que cada sector del equipo de implementación esté atendido. Preste especial atención al equipo técnico, asegúrese de que comprendan lo que debe hacerse, haga que sea una prioridad alcanzar el objetivo inicial. ### Implementación Autosuficiente Otra razón por la que las empresas no logran cumplir los plazos en poco tiempo se debe a que utilizan comerciantes externos para crear y construir sistemas de integración. Esto puede crear una enorme brecha en el diseño organizacional y la transformación de datos importantes que pueden poner en riesgo la implementación. Nuestro consejo es establecer desde el principio un plan de integración bien informado. Emplee un equipo de expertos para que sea responsable de modificar y ejecutar las integraciones en consecuencia. Es importante ser proactivo y establecer requisitos, especialmente en el área de datos, conversión y validación. Además, al contratar un socio para ejecutar la integración de la implementación, busque personas que tengan buenas recomendaciones de otras empresas. El costo de un experto que conoce la descripción del trabajo vale la tarifa adicional; asegúrese de que el nuevo socio trabaje con la misma cantidad de usuarios que su empresa, no menos. Haga que el nuevo socio venga a la oficina regularmente, cree una lista de escenarios comerciales / estudios de caso que deben automatizarse en las integraciones de Workday antes de comenzar los proyectos. Planificar con anticipación es la mejor manera de evitar problemas. ### Soporte en Tiempo Real El mercado actual ofrece muchas opciones avanzadas para herramientas de incorporación y soporte en línea. Esto ayuda a las empresas a optimizar el proceso de implementación y capacitación de nuevas plataformas similares a Workday, que también ofrece soporte en tiempo real para cada nuevo usuario. Un ejemplo es Toonimo; Toonimo utiliza una voz humana real para guiar con un recorrido interactivo paso a paso. Estas herramientas ayudan a las empresas corporativas a implementar y adoptar nuevos softwares. Con Toonimo, las empresas pueden personalizar un plan de orientación. Además, cada puesto de trabajo podría tener un plan automatizado y personalizado adaptado al campo profesional específico. Vea el ejemplo a continuación para un plan de incorporación interactivo: ### Actualizar los Datos Un error recurrente que las empresas cometen al operar el sistema Workday es que no actualizan los datos. Esto puede crear problemas más profundos en la funcionalidad y el nivel de competencia en la implementación. Puede hacer que el tiempo de carga sea muy prolongado. El sistema de implementación es tan bueno como la información almacenada en él. Es responsabilidad del líder del equipo decidir cómo emplear Workday. Recomendamos encarecidamente a las empresas que utilizan Workday que siempre actualicen los datos y eliminen la información adicional. Además, que filtren los datos que ya no son necesarios mensualmente. ### El Proceso de Prueba Al utilizar la implementación de Workday por primera vez, pueden existir altos riesgos. Las capacidades y funcionalidades del software pueden ser difíciles de entender desde la configuración. En lugar de depender de pruebas y escenarios estándar, cree un escenario de Workday para que el sistema tenga en cuenta todas las complejidades de la organización. Para evitar errores futuros, sugerimos a las empresas que prueben las implementaciones varias veces, involucren todos los recursos y funcionalidades técnicas. Incluso si la versión final se percibe como perfecta, pruébela de nuevo. Puede haber problemas adicionales en las funcionalidades que fueron ignorados. Esto ocurre con frecuencia ya que muchas empresas tienen plazos ajustados, por lo que se lanzan sin perfeccionar sus implementaciones. ### Post-Lanzamiento Desafortunadamente, las empresas no priorizan los posibles problemas que se repiten después del lanzamiento en vivo. En muchas organizaciones, no hay miembros del equipo regulados que trabajen juntos después del lanzamiento en vivo para asegurar que todo funcione sin problemas. La coordinación es el factor clave para que los equipos respondan a cualquier volumen de tickets, lo que permite una resolución rápida y clientes satisfechos. No podemos enfatizar lo suficiente lo importante que es para los gerentes de producto y los desarrolladores priorizar una respuesta rápida a los problemas que ocurren después del lanzamiento en vivo. Se recomienda planificar con anticipación y estar siempre activo antes del lanzamiento en vivo. ### Lecciones Aprendidas En general, Workday ha demostrado su eficiencia al ayudar a las empresas a optimizar recursos, adoptar cambios, operar con una visión completa y usuarios comprometidos. Además, según nuestra investigación y experiencia, involucrar al equipo técnico en la implementación de Workday desde el primer día es la mejor práctica. Sin embargo, está claro que muchas empresas tienen problemas en cuanto a cómo utilizar Workday al máximo. Es muy importante que todo el equipo trabaje en conjunto y eduque a los nuevos miembros del equipo. Recomendamos encarecidamente la sistematización; es la clave del éxito bajo cualquier circunstancia. ‍